نحوه وارد کردن داده ها از PDF به اکسل

Image for post
Image for post

اگر یک سند PDF مانند صورت‌حساب بانکی یا گزارش مالی دارید، ممکن است بخواهید این اطلاعات را در Microsoft Excel قرار دهید. با یک ویژگی داخلی، می توانید به راحتی PDF را وارد کرده و به طور خودکار به اکسل تبدیل کنید.

این ویژگی راحت می تواند شما را از نصب مبدل فایل PDF نجات دهد. نه تنها این، بلکه به شما امکان می دهد داده هایی را از فایلی که می خواهید وارد و انتخاب کنید. کل فرآیند فقط یک دقیقه طول می کشد.

توجه: از زمانی که این ویژگی اجرا شد، یعنی اوت 2020، فقط برای مشترکین Office 365 در دسترس بوده است.

یک فایل PDF را به اکسل وصل کنید

برای شروع، برگه ای را که می خواهید در اکسل با آن کار کنید انتخاب کنید و به تب Data بروید. روی پیکان کشویی Get Data در سمت چپ نوار کلیک کنید. مکان نما خود را به From File ببرید و From PDF را انتخاب کنید.

روی دریافت اطلاعات، از فایل، از PDF کلیک کنید
روی دریافت اطلاعات، از فایل، از PDF کلیک کنید
روی دریافت اطلاعات، از فایل، از PDF کلیک کنید

فایل خود را در پنجره مرور پیدا کنید، آن را انتخاب کنید و روی «وارد کردن» کلیک کنید. فایل را انتخاب کرده و روی Import کلیک کنید

Image for post
Image for post

بعد، پنجره Navigator را خواهید دید. در سمت چپ جداول و صفحات فایل PDF شما هستند. می توانید یکی را در بالا جستجو کنید یا به سادگی یک عنصر را انتخاب کنید و یک پیش نمایش را در سمت راست ببینید. وقتی موردی را که می‌خواهید وارد کنید مشاهده کردید، روی «Load» در پایین پنجره کلیک کنید.

داده ها را بارگذاری کنید
داده ها را بارگذاری کنید
داده ها را بارگذاری کنید

هنگامی که داده های شما از PDF وارد شد، باید آن را در برگه خود به همراه نوار کناری Queries & Connections مشاهده کنید. این نقطه مفید به شما امکان می دهد داده های متصل را در صورت تمایل تنظیم کنید، و ما این گزینه ها را در زیر توضیح خواهیم داد.

داده های بارگذاری شده در اکسل
داده های بارگذاری شده در اکسل
داده های بارگذاری شده در اکسل

تنظیمات بارگذاری را تنظیم کنید

اگر ترجیح می‌دهید داده‌ها را در قالب خاصی مانند جدول محوری یا در یک کاربرگ جدید بارگیری کنید، پیکان کشویی Load را انتخاب کنید و به جای آن «Load to» را انتخاب کنید.

Load To را انتخاب کنید
Load To را انتخاب کنید
Load To را انتخاب کنید

سپس گزینه های خود را در پنجره Import Data انتخاب کنید و روی "OK" کلیک کنید.

Image for post
Image for post

تبدیل داده ها با Power Query

یکی دیگر از گزینه‌های وارد کردن داده‌ها از PDF، تبدیل آن با استفاده از ویرایشگر Power Query است. در پنجره Navigator که در آن عنصر را برای وارد کردن انتخاب می‌کنید، به جای «Load» روی «Transform Data» در پایین کلیک کنید.

روی Transform Data کلیک کنید
روی Transform Data کلیک کنید
روی Transform Data کلیک کنید

با این کار پنجره Power Query باز می شود که در آن می توانید کارهایی مانند انتخاب یا افزودن ستون های بیشتر، جابجایی سطرها و ستون ها، مدیریت پارامترها و قالب بندی داده ها را انجام دهید.

ویرایشگر Power Query
ویرایشگر Power Query
ویرایشگر Power Query

داده های متصل را تنظیم کنید

اگر می‌خواهید داده‌هایی را که وارد کرده‌اید تنظیم کنید، می‌توانید این کار را با باز کردن داده‌ها از نوار کناری Queries & Connections انجام دهید. سپس می توانید اقداماتی مانند ویرایش آن با استفاده از ویرایشگر Power Query، کپی کردن، ادغام، افزودن یک مرجع، یا حذف داده های متصل انجام دهید.

همانطور که گفته شد، وقتی فایل PDF خود را وارد می کنید، نوار کناری Queries & Connections باز می شود. اگر آن را ببندید، می‌توانید با رفتن به برگه داده و کلیک روی “Queries & Connections” در نوار، آن را دوباره باز کنید.

روی Data, Queries and Connections کلیک کنید
روی Data, Queries and Connections کلیک کنید
روی Data, Queries and Connections کلیک کنید

مکان نما را روی داده های متصل قرار دهید و پنجره ای ظاهر می شود. در پایین، اقداماتی برای مشاهده در کاربرگ، ویرایش و حذف دارید. اگر روی سه نقطه کلیک کنید، گزینه هایی مانند Duplicate، Reference و Merge را مشاهده خواهید کرد.

داده های متصل را در اکسل ویرایش کنید
داده های متصل را در اکسل ویرایش کنید
داده های متصل را در اکسل ویرایش کنید

شما همچنین می توانید داده های درون برگه خود را همانطور که به طور معمول انجام می دهید دستکاری کنید. اگر از جدول استفاده می کنید، می توانید فیلتر و مرتب کنید. همچنین می‌توانید سبک دیگری را انتخاب کنید، فونت را به‌روزرسانی کنید و قالب‌بندی اضافی اعمال کنید.

برای مواقعی که داده‌هایی که باید با آن‌ها کار کنید یا آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنید به شکل PDF می‌آیند، به یاد داشته باشید که می‌توانید آن فایل PDF را مستقیماً به مایکروسافت اکسل بکشید.