ERP چیست؟
نرم افزار ERP یا برنامه ریزی منابع سازمان، یک سیستم نرم افزاری ماژولار است که با هدف یکپارچه‌سازی فرایندهای اصلی کسبوکارها در یک سیستم واحد، طراحی شده است.
نرم افزار ERP شامل مؤلفه‌های اصلی یک نرم افزار است که اغلب با نام ماژول شناخته می‌شوند. در حوزه‌های اساسی کسبوکار، از جمله امور مالی و حسابداری، منابع انسانی، مدیریت تولید و مواد، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و مدیریت زنجیره تأمین تمرکز دارد. سازمان‌ها بر اساس بیشترین میزان اهمیت در حوزه کسبوکار خود، هرکدام از ماژول‌های اصلی را انتخاب کرده و استقرار نرم افزار انجام می شود.
آنچه در درجه اول نرم افزار یکپارچه ERP را از دیگر نرم افزارهای مستقل متمایز می‌کند، یک پایگاه داده مشترک است که از طریق آن ماژول‌های مختلف به اطلاعات دسترسی پیدا میکنند که برخی از آن‌ها با دیگر ماژول‌های درگیر در یک فرایند کسبوکار به اشتراک گذاشته شده‌اند. این بدان معنی است، شرکت‌هایی که از نرم افزار ERP استفاده میکنند به دلیل عدم نیاز به ورود دوباره یا چندباره اطلاعات، تا حد زیادی در زمان خود صرفه‌جویی میکنند، زیرا سیستم با اشتراک‌گذاری داده‌ها، باعث ایجاد دقت و همکاری بیشتر بین بخش‌های سازمان می‌شود.
گزینه‌های پیاده‌سازی نرم افزار ERP شامل استقرار در محل (خرید لایسنس)، ابری و ترکیبی از هر دو مورد مانند (PaaS (platform as a service و (IaaS (infrastructure as a service می‌باشد. اگرچه نرم افزار ERP از دیرباز با پیاده‌سازی‌های گران قیمت و یکپارچه همراه بوده است، اما در حال حاضر استقرار نسخه‌های ابری آسان‌تر و برای کسب‌و‌کارهای کوچک مزیت بزرگی به حساب می‌آید.
همچنین، برخی نرم افزارهای ERP نسل‌های توانمند آینده مانند AI ،IoT و تجزیه و تحلیل پیشرفته را برای تقویت تحول دیجیتال ارائه در بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین ،می‌دهند. کسبوکارها معمولا وقتی از صفحات گسترده و متناسب با سیستم‌های نرم‌افزاری متفاوت استفاده میکنند، به نرم افزار جامع ERP روی می‌آورند و برای هموار‌سازی مسیر رشد نیاز به قابلیت‌های یکپارچه نرم افزار ERP دارند. مانند بسیاری از محصولات فناوری، تعریف خاص از آنچه سیستم‌های ERP را تشکیل می‌دهد از دیدگاه هر فروشنده بسیار متفاوت است. در این مقاله به سوال ERP چیست؟ ویژگی‌ها و مزایای آن کدامند؟ پاسخ خواهیم داد.
هدف از پیاده سازی ERP چیست ؟
ERP تشکیل شده از Enterprise resource planning ( مدیریت برنامه ریزی منابع سازمان ) که هر کدام از این کلمات گویای یک موضوع مشخص از ERP هستند که در زیر بطور دقیق توضیح خواهیم داد:
Enterprise بیانگر پشتیبانی درست و یکپارچه ی داده ها و فرآیند های چند قسمت از یک سازمان یا چند شرکت زیر مجموعه ی یک شرکت هلدینگ می باشد؛
حتی ممکن است یک شرکت خارج از کشور باشد. پس در این راستا باید زبان – ارز – تقویم را بتوانیم پوشش دهیم.
resource بیانگر فرآیند هایی است که مربوط به کلیه ی منابع سازمان می باشد .
منابع سازمان تشکیل شده از
money :منابع مالی
machin : ماشین آلات
material : مواد
man : منابع انسانی
planning نیز بیانگر قابلیت برنامه ریزی منابع سازمان (4m) می باشد.
اما باید در نظر داشته باشیم که مفهوم ERP چیست ؟!
Erp معنای لغوی اش گسترده تر است و البته باید در نظر گرفت که در پایان همه چیز به کلمه ی Enterprise ختم خواهد شد.
ERP یک فناوری پیشرفته است که برای مدیریت با کارایی بالا روی منابع مختلف در یک سازمان بکار برده می شود.
این نوع مدیریت از طریق یکپارچه کردن فعالیت ها جهت بالا بردن بهره وری و پیشرفت سازمان یا فروشگاه هایی که از نرم افزار حسابداری فروشگاهی ساده استفاده میکنند، انجام می شود.
اگر بخواهیم هدف از ERP را در یک سازمان توضیح دهیم باید به این موضوع اشاره کنیم که اطلاعات فرآیند ها از زمانی که یک مشتری محصولی را سفارش می دهد تا زمانی که در سازمان ، ثبت و تولید و در نهایت ارسال می شود ، در تمامی بخش های سازمان قابل رویت و بررسی باشد تا هر قسمت بفهمند که فرآیند مورد نظر در چه مرحله ای است.
نحوه عملکرد نرم افزار ERP
نرم افزارهای ERP به یک پایگاه داده رابطه‌ای متمرکز وابسته‌اند که اطلاعات کسبوکار را جمع‌آوری و در جداول ذخیره می‌کند. ذخیره‌سازی متمرکز داده‌ها به کاربران نهایی، از جمله امور مالی، فروش و سایر بخش‌ها، اجازه می‌دهد تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل، دسترسی پیدا کنند. به جای این‌که کارمندان در بخش‌های مختلف با تعداد زیادی نرم افزار گزارش‌های خود را مدیریت کنند، نرم افزارهای ERP امکان تولید گزارش از یک سیستم واحد و متمرکز را فراهم میکنند. اطلاعات بروزشده در یک ماژول ERP، مانند CRM ،HR و امور مالی، به یک پایگاه داده مشترک و مرکزی ارسال می‌شود. سپس اطلاعات مناسب در پایگاه داده مرکزی با سایر ماژول‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود. ERP ، داده‌های کسبوکار را درلحظه در سرتاسر سازمان در دسترس قرار می‌دهد که این امر باعث می‌شود تا کسبوکارها به سرعت سازگار شده و به تغییرات پاسخ دهند. داده‌های کسب‌و‌کاری موجود در نرم افزارهای ERP امکان تصمیم‌گیری آگاهانه‌تری را در یک شرکت فراهم میکنند و همچنین می‌توانند داده‌ها را با طرف سوم و فروشندگان به اشتراک بگذارند تا کارایی در زنجیره تأمین را بهبود ببخشند.
سه مزیت اصلی سیستم‌های ERP چیست؟
اما مزایای ERP چیست و چه سودی برای کسبوکارها دارد؟ این مزایا را می‌توان در سه دسته کلی تقسیم بندی کرد: اثرات مستقیم و غیرمستقیم آن بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها، فرصت‌های افزایش درآمد و بهبود اثربخشی کسبوکار.
استفاده از سیستم ERP به کاهش مستقیم و غیرمستقیم هزینه‌ها می‌انجامد.
همانطور که در لیست بهترین نرم افزارهای حسابداری اشاره شده ،نرم‌افزار ERP از چند طریق باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. این سیستم‌ها می‌توانند با اتوماتیک‌سازی و ساده کردن برخی فرآیندهای پیچیده‌ی کسبوکار، از زمان زیادی که صرف انجام کارهای ابتدایی و دم‌دستی می‌شود، صرفه‌جویی کنند.
سیستم‌های ERP همچنین کمک میکنند تا فرآیندهای اضافه‌ای که ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند، حذف شوند؛ عملکرد بخش‌های مختلف کسبوکار یکپارچه شود و آگاهی پرسنل و توانمندی آن‌ها برای انطباق بهتر با شرایط افزایش یابد. این ابزارهای برنامه‌‌‌ریزی، با پشتیبانی از فرآیندهای استاندارد و تکرارپذیر، می‌توانند باعث بهبود کیفیت و کاهش اتلاف زمان شوند.
با جایگزین کردن چندین نرم‌افزار با یک نرم‌افزار واحد، تعداد ارتباطاتی که باید با شرکت‌های سرویس‌دهنده داشت، کاهش می‌یابد و این امر در نهایت باعث کاهش هزینه‌های خرید لایسنس، یکپارچه‌سازی‌های مورد نیاز، مدیریت برنامه‌های کاربردی و کاهش نیاز به آموزش پرنسل برای کار با روش‌ها و نرم‌افزارهای مختلف می‌شود.
با انتخاب یک سیستم ابری سرویس‌دهنده وظیفه تجهیز و مدیریت زیرساخت‌ها، بهینه‌سازی و به‌روزرسانی سیستم را برعهده دارد، این امر کمک می‌کند مسئولیت‌های پرسنل بخش IT شرکت کاهش یابد.
باعث خلق فرصت‌های افزایش درآمد می‌شود
سیستم‌های ERP با فراهم کردن زمینه‌ای برای اطمینان از موجودی کافی برای پاسخ به تقاضای مشتریان و بهبود تجربه آن‌ها، احتمال تعامل مجدد هر مشتری با کسبوکار را افزایش داده و باعث رشد فروش می‌شوند. به کمک ERP، تیم‌های مختلف می‌توانند با سرعت بیشتری پاسخگوی درخواست‌های مشتریان باشند.
دقت پردازش سفارش‌ها و زمان تحویل آن به مشتری بهبود یافته و با ایجاد گزینه‌هایی برای اتوماتیک شدن هرچه بیشتر کارها، مشتریان را قادر می‌سازد تا هر زمانی که آمادگی لازم را داشتند، خرید کنند.
سیستم ERP با داشتن پایگاه داده‌ای مرکزی برای ذخیره تمامی داده‌های مالی شرکت، مدیران را در شناسایی سود‌آور‌ترین محصولات و خدمات کسبوکار، بهبود جریان نقدینگی و پیش‌بینی تقاضای مشتریان یاری میکنند.
نرم‌افزار ERP به افزایش اثربخشی کسبوکار کمک می‌کند
از مزایای سیستم ERP، بهبود اثربخشی کسبوکار از طریق تسهیل و تسریع همکاری بخش‌های مختلف، مشخص کردن بهترین روش‌های انجام هر کار، ایجاد اتوماسیون بر مبنای آن و فراهم کردن داده‌های در لحظه از عملکرد شرکت به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از تیم‌های مختلف است.
منبع :