ویژگی ها و دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین
امروزه بسیاری از صاحبان شغل ها برای انجام درست و دقیق عملیات های حسابداری، علاوه بر حسابدارن از نرم افزار های حسابداری نیز استفاده می کنند.
در ادامه به برخی از ویژگی های نرم افزار حسابداری تحت وب و آنلاین اشاره می کنیم و این ویژگی ها نشان می دهند که چرا نرم افزار های حسابداری بسیار محبوب هستند و مورد استفاده قرار می گیرند.
نرم افزار حسابداری تحت وب و آنلاین، نرم افزار هایی هستند که می توان در آن ها تمامی محاسبات حسابداری مانند محاسبه درآمد ها، هزینه ها، حساب ها و . . . را به صورت آنلاین یا متصل به اینترنت انجام داد و آنها را ثبت کرد.
امکان دسترسی به حساب های خود در هر زمان و مکان، امنیت بالا، امکان دسترسی آسان توسط مرورگر وب و عدم نیاز به نصب اپلیکیشن های جداگانه، قابل استفاده بودن توسط شرکا در تمامی شعبه های یک کسب وکار و قابلیت تعیین سطح دسترسی افراد در نرم افزار از ویژگی های نرم افزار حسابداری تحت وب و آنلاین هستند که البته مورد اخر را فقط برخی از نرم افزار ها دارا هستند.
با نرم افزارهای حسابداری شرکتی همه افراد شرکت می توانند با دستگاه های خود به اطلاعات دسترسی داشته و این موضوع به شرکت های چند شعبه‌ای اجازه می دهد تا بسیاری از مشکلات نرم افزارهای حسابداری سنتی را نداشته باشند. در ادامه مطلب به بررسی نرم افزار حسابداری آنلاین خواهیم پرداخت.
چه شرکت هایی بهتر است از نسخه وب نرم‌افزارهای مالی استفاده کنند؟
به طور کلی و صرفنظر از نوع کسب و کار، استفاده از برنامه حسابداری آنلاین گزینه بهتری است. اما در برخی موارد امکان استفاده از آنها وجود ندارد. فرض کنیم شرکت شما صرفا یک ساختمان دارد و دسترسی به اینترنت پایدار در آن وجود ندارد. در چنین شرایطی استفاده از نرم افزار حسابداری تحت ویندوز بهتر است.
بررسی کنید آیا یک یا برخی از شرایط زیر برای کسب و کار شما وجود دارد؟ با این شرایط استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب یک ضرورت به شمار می آید.
· کسب و کار شما دفاتر کاری یا شعب مختلف دارد که در سطح شهر، کشور یا دنیا پراکنده هستند.
· واحد تولیدی شما در شهرک صنعتی و واحد بازرگانی شما در شهر واقع شده است.
· تجارت شما بین المللی است و بخشی از فعالیتهای مالی شما در خارج از کشور انجام می شود.
· شما بازاریاب های سیار دارید که می خواهند در محل مشتری فاکتور صادر کنند.
· شما پروژه های مختلفی دارید که هر پروژه ثبت هزینه و درآمد خود را انجام می دهد.
· مدیران مجموعه شما بیشتر در سفر هستند و نیاز به نظارت و گزارش گیری از راه دور دارند.
· حسابدار یا مدیر مالی مجموعه شما پاره وقت با شما همکاری می کند.
حسابداری آنلاین چیست؟
حسابداری آنلاین که از آن با عنوان حسابداری اینترنتی یا حسابداری ابری هم یاد می شود روشی جدید است که با استفاده از آن می توان با اینترنت و نرم افزار، از راه دور نیز به اطلاعات حسابداری یک واحد اقتصادی دسترسی داشت و اقدامات لازم را در زمینه حسابداری انجام داد. از آنجا که این امور در فضای آنلاین (فضای ابری) انجام می گیرد نیازی به نصب نرم افزار بر روی کامپیوتر وجود ندارد و نرم افزار حسابداری آنلاین خود به صورت آنلاین و تحت وب فعالیت می کند.
نرم افزارهای حسابداری از گذشته نه‌چندان دور تا همین امروز، بسیار مورد استقبال شرکت‌ها و حسابداران قرار گرفته است. چراکه با کمک این نرم افزارها، ارتباطات بین واحدها منسجم‌تر شده، حساب‌ها منظم‌تر و در مجموع امور مالی یک شرکت یکپارچه و سیستماتیک می‌گردد.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین
استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین تجربه‌ای متفاوت از آنچه تصور می کنید خواهد بود. از مزایای استفاده نرم افزار حسابداری آنلاین نسبت به نرم افزارهای حسابداری معروف سنتی درون بازار می توان به موارد زیر اشاره کرد:
دسترسی از هرکجا و در هر زمان
می‌توانید در هر زمان و از هر مکان به امور مالی خود دسترسی داشته و یک نمای به روز از کسب و کار خود دریافت کنید. با استفاده از نرم افزار حسابداری ابری شما می توانید هرجایی که باشید، در هر زمانی که بخواهید و با هر وسیله‌ای که در دسترستان هست به حساب کاربریتان وارد شده و امور مالی و حسابداری شرکتتان را مدیریت کنید.
ایجاد فضای بهتر برای همکاری
حسابداری آنلاین همکاری درون سازمان را راحت‌تر خواهد کرد. دیگر نیازی به ثبت روی کاغذ نبوده و اگر اطلاعات مربوط به شرکت که توسط هر یک از اعضای تیم روی نرم افزار قرار بگیرد، در دیگر کامپیوترها نیز در دسترس خواهد بود.
حذف کاغذبازی و رفع مشکل کمبود فضا
بایگانی کردن پرونده‌های مالی به دلیل آن‌که همواره باید ریز جزئیات اطلاعات در آنها ثبت شود یکی از مشکلات همیشگی شرکت‌ها بوده است. مشکل بزرگ‌تر بعدی زمانی پدید می‌آید که لازم باشد اطلاعاتی از این پرونده‌ها استخراج شود.
حجم زیاد داده‌های کاغذی فرآیند جستجو و بازیابی اطلاعات را به شدت کند می‌کند. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین می‌توانید هر پرونده را با جزئی‌ترین اطلاعات آن به ابر اطلاعات منتقل و برای همیشه در آنجا نگه‌داری کنید. هم‌چنین در زمان نیاز به هر بخش از اطلاعات موجود در آنها با یک نگاه یا جستجوی ساده به آن دست یابید.
ایجاد یک اکوسیستم برای کسب‌‌وکار
استفاده از نرم افزارهای حسابداری به شما به عنوان مدیر یا صاحب مجموعه این امکان را می‌دهد که برای کسب‌‌وکار خود یک اکوسیستم بسازید. ساخت اکوسیستم به معنی یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت مجموعه است.
در واقع بسیاری از نرم افزارهای حسابداری چه آنلاین باشند یا نه به سیستم‌های دیگری چون نرم افزارهای مدیریت پروژه، نرم افزار حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، مدیریت منابع انسانی و غیره متصل و با آنها به رد و بدل کردن اطلاعات می‌پردازند؛ بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین یعنی وارد شدن به سیستم مدیریت متمرکز همه‌ی اجزای یک مجموعه.
رفع مشکلات نرم افزار بدون نیاز به نصب مجدد
یکی از دلایل ارائه‌ی نرم افزار حسابداری آنلاین، دوری از هزینه‌های متفاوت استقرار و نصب پروژه است. در گذشته بابت بروز رسانی و هر گونه خطا و موضوعی در سیستم، شرکت‌ها و فروشگاه هایی که از نرم افزار حسابداری فروشگاهی استفاده میکنند، مجبور به نصب مجدد نرم افزار داشتند که هزینه‌های زیادی را به آنها تحمیل می‌کرد.
در ادامه لازم به ذکر است حسابداری آنلاین برای تولیدکنندگان نرم افزار امنیت شغلی به همراه می‌آورد. علاوه بر آن هزینه‌های اضافه‌ی پشتیبانی ناشی از خرابی و کانفیگ سرور را از تولیدکننده کسر می‌کند.
همین‌طور با ارائه‌ی قیمت‌های مناسب‌تر و بسته‌های رایگان، مشتریان بیشتری را در بازار خود نگه می‌دارد. شما می‌توانید از فروشندگان نرم‌افزار حسابداری آنلاین، نسخه‌ی دائمی بر روی سرور خود درخواست کنید؛ که در این صورت ممکن است قیمت کمی متفاوت شود.