10 روش ساده برای ایجاد یک فهرست کار (To-Do) بهتر
فهرست‌کارهای شما چقدر موثر است؟ آیا به شما کمک می‌کند تا روز خود را به خوبی برنامه‌ریزی کنید؟ آیا اولویت‌بندی صحیح کارها را به شما القا می‌کند؟ یا این که یک فهرست پایان‌ناپذیر از مواردی است که شما احساس گناه می‌کنید که هنوز آن‌ها را انجام نداده‌اید و اکنون قصد انجام هیچ یک از آن‌ها را ندارید؟
یک فهرست کار خوب باید در خدمت شما باشد؛ شما نباید در سایه‌ی سنگین فشار آن باشید.
یک فهرست عملی برای انجام وظایف، هر روز، شما را در مسیر درستی قرار می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا روی وظایفی که برای شما مهم‌تر هستند، تمرکز کنید. با داشتن استراتژی‌های مناسب، فهرست‌کارها می‌تواند به شما در دستیابی به اهداف بزرگتر نیز کمک کند. در ادامه مواردی آورده شده است که باید بدانید تا فهرست کارهایتان برای شما و اهدافتان مناسب و سودمند واقع شود.
1 - کاغذ یا برنامه (اپلیکیشن) مناسبی را انتخاب کنید
اولین قدم در تهیه فهرستکار بهتر، تصمیم‌گیری در مورد روش نگهداری آن است. مطمئناً می‌توانید از یک برنامه فهرست کار استفاده کنید، اما یک برگ کاغذی ساده هم هیچ مشکلی ندارد! اگر استفاده از کاغذ برای شما مفید و راحت است، عالی است. یک صفحه گسترده (در نرم‌افزار اکسل یا هر نوع دیگر ) یا فایل متنی ( مثلاً در نرم افزار ورد) نیز به اندازه‌ی کافی خوب است.
البته شایان ذکر است که برنامه‌های رایانه‌ای یا موبایلی برای نگه‌داشتن فهرست‌کارها مزایای زیادی نسبت به کاغذ دارند و خوب است حداقل بدانید که این موارد چیست:
- برنامه‌ها دارای یادآور (Reminder) هستند.
- ویرایش یک فهرست دیجیتالی بسیار آسان‌تر از فهرست نوشته شده با جوهر است.
- یک فهرست دیجیتالی که آن را در فضای ابری ذخیره کرده‌اید، هیچ گاه از دست نمی‌دهید.
- این برنامه‌ها به شما امکان می‌دهند که به سرعت وظایف خود را مشاهده و مرتب کرده و آن‌ها را براساس اولویت، تاریخ سررسید یا حروف الفبا مرتب کنید.
- فهرست‌کارهای دیجیتالی می‌توانند به صورت اشتراکی باشند، بدین معنی که شما می‌توانید وظایفی را به افراد دیگر اختصاص دهید و پس از تکمیل، از آن‌ها مطلع شوید.
کدام برنامه بهترین است؟
بسیاری از برنامه‌های فهرست کار وجود دارند که می‌توانید انتخاب کنید. البته، با کاوش همه گزینه‌ها ممکن است یک روز کامل را از دست بدهید. لذا، مواردی که من بیشتر توصیه می‌کنم Todoist ،Asana و Things است. هم‌چنین، Google Tasks، Microsoft To Do گزینه‌هایی هستند که شاید بسته به این که با آفیس یا ابزارهای گوگل راحت‌تر هستید، با محیط آن‌ها بیش تر ارتباط برقرار خواهید کرد. البته برای کسانی که بیشتر علاقمند به ارتباط بصری با فهرست هستند تا رویکردی تمام متنی، تِرلو (Trello) پیشنهاد ویژه‌ی من است.
2 - بیش از یک فهرست کار ایجاد کنید
همه برنامه‌های عالی، به شما امکان می‌دهند چندین فهرست ایجاد کنید. کار خود را با چند مورد آسان و واضح شروع کنید: کار، شخصی و خانگی. داشتن بیش از یک فهرست به شما کمک می‌کند، بهتر تمرکز کنید. وقتی در محل کار خود هستید، نمی‌خواهید از فهرست کاری خود منحرف شوید. وقتی در خانه هستید، نمی‌خواهید ذهنتان در مورد مسئولیت‌های کاریتان تحت فشار قرار گیرد.
دست به کار شوید و برای هر آن‌چه فکر می‌کنید نیاز دارید، فهرستی تهیه کنید. این گونه موارد مفید خودشان را نشان می‌دهند و می‌توانید هر آن‌چه را که در نهایت به درد شما نمی‌خورد، خط بزنید. به یاد داشته باشید، همیشه می‌توانید به فهرست‌هایتان موردهای جدیدی اضافه کنید یا هر زمان خواستید، نام و متن آن‌ها را تغییر دهید.
3 - وظایفتان را نیز یادداشت کنید
وقتی کار جدیدی به ذهن شما خطور می‌کند، آن را در اسرع وقت در فهرست‌کارهای خود بنویسید. به یادسپاری وظایفی که باید بیافزایید، به محض این که به آن‌ها فکر کنید، سبب حواس‌پرتی و مانع از بازدهی روی کار فعلی شما می‌شود. لذا، مزیت این کار این است که پس از نوشتن، دیگر نیازی به یادآوری آن اقلام نیست. اگر برنامه انجام کار شما دارای نوعی میانبر صفحه کلید برای افزودن یک کار جدید است، آن را بیاموزید. اگر برنامه شما بر روی رایانه نصب شده و دارای میانبری برای هماهنگ‌سازی با تلفن همراه است، آن را تنظیم کنید.
برای کسانی که از کاغذ استفاده می‌کنند: برای هنگامی که نیاز به نوشتن سریع افکارتان دارید، یک کاغذ چرکنویس را در نزدیکی خود نگه دارید و بعداً آن‌ها را به صورت مرتب، در فهرست کار اصلی خود پیاده کنید.
4 - هر زمان کاری دارای موعد مقرر است، آن تاریخ و زمان را در فهرست اضافه کنید
این سررسیدها به شما در اولویت‌بندی کارها کمک می‌کنند. هر کاری به یک سررسید سفت و سخت احتیاج ندارد، اما گاهی اوقات اضافه کردن سررسید به آن‌ها نیز به شما کمک می‌کند. تعیین تاریخ سررسید به دو دلیل مؤثر است:
- اول، اکثر برنامه‌های فهرستکار به شما امکان می‌دهند آن چه را که امروز، فردا و در هفته‌ی بعد از آن قرار دارد، صرف‌نظر از این که در کدام یک از فهرست‌ها قرار دارند، ببینید. به این ترتیب، می‌توانید همه آن‌چه را امروز نیاز دارید را ببینید و درک می‌کنید که روزتان قرار است چگونه بگذرد. گاهی که در آخر هفته احساس خستگی بیش از حد می‌کنید، فقط لازم است برای در بررسی همه‌کارهای هفته آینده، یک لحظه از وقت خود را اختصاص دهید و به ذهنتان زمان بیشتری برای استراحت دهید.
- دوم، با تعیین موعد مقرر برای کارها، شما عملاً در حال برنامه‌ریزی هفته‌ی آینده خود هستید که یک استراتژی عالی برای مدیریت زمانتان است.
5 - فهرست‌کارهای خود را به صورت روزانه بازنگری کنید
هر روز را با نگاه کردن به فهرست روزانه‌ی خود و ارزیابی منطقی بودن آن را شروع کنید. سپس، در صورت نیاز آن را اصلاح یا ترتیب کارها را جابه‌جا کنید. اگر کارهای زیادی برای روز جاری برنامه‌ریزی کرده باشید و بدانید که به همه‌ی آن‌ها نمی‌رسید، دارید خود را برای شکست آماده می‌کنید؛ پس، اکنون ضرورت ایجاد تغییر در اول روز را دریافته‌اید.
6 - وظایف روزانه خود را به 3 الی 5 کار محدود کنید
اما، محدودیت وظیفه روزانه شما چیست؟ این بستگی به این دارد که چه نوع وظایفی را یادداشت می‌کنید و انجام دادن آن‌ها تا چه اندازه دشوار است. برای بیشتر افراد، توصیه می‌کنم با سه تا پنج کار شروع کنید. شاید خیلی زیاد به نظر نرسد، اما اگر شما روی نوشتن سه مورد اول از مهم‌ترین کارهایی که امروز باید انجام دهید، تمرکز کنید؛ در واقع می توانید بگویید قسمت اعظم روز خود را پیش چشم خود می‌بینید. اگر با گذشت زمان، تعداد کارهایی را که هر روز انجام می‌دهید، ردیابی کنید (بیشتر برنامه‌ها، این کار را برای شما به صورت پیش‌فرض انجام می‌دهند)؛ نسبت به حداکثر توانایی خود، حسی درستی خواهید یافت. هنگامی که حداکثر میزان توانایی خود را دانستید، می‌توانید کارهای روزانه خود را به تعداد معقولی از کارها محدود کنید.
در اینجا، مشکل «جاه‌طلبی بیش از حد» و نوشتن 12 یا 15 کار برای یک روز وجود دارد: اگر به همه‌ی آن‌ها نرسیدید، پس باید آن‌ها را به روز دیگری موکول کنید؛ این به معنی اولویت‌بندی مجدد و تغییر برخی از موعدهای مقرر است. این کار باعث استرس بیشتر می شود و می‌تواند شما را دچار احساس سرشکستگی کند.
در عوض، با داشتن تعداد کمی از وظایف، احتمال این که آن‌ها را هر روز به پایان برسانید وجود دارد. هر چه بیشتر تمام کارهای خود را به پایان برسانید، در کل احساس بهتری نسبت به فهرست‌کارهای خود خواهید داشت. این احساس مثبت می‌تواند به شما در ادامه‌ی کارهایتان انگیزه زیادی بدهد.
7 - وظایف و نه اهداف را، در فهرست کارهای خود قرار دهید
آن‌چه در فهرست کارهای خود می نویسید، مهم است. وظایف را به جای اهداف و مأموریت‌ها، در فهرست خود قرار دهید. برای این کار، باید تفاوت بین آن‌ها را بدانید:
- اهداف، دستاوردهای بزرگ یا نتایج دلخواه شما هستند. کمیتی کردن آن‌ها معمولاً دشوار است. به عنوان مثال، «به زبان انگلیسی مسلط شوم». لذا، قرار دادن آن در فهرست‌کارها برای شما مؤثر نخواهد بود.
- مأموریت‌ها، نشانه‌هایی در راه رسیدن به اهداف هستند. اشتباه گرفتن این موارد با وظایف بسیار محتمل است؛ زیرا مأموریت‌ها مشخص‌تر و قابل‌اندازه گیری هستند. یک مثال از یک مأموریت این است: «بتوانم به مدت سه دقیقه در مورد فیلم های مورد علاقه ام به زبان انگلیسی مکالمه داشته باشم.»
پس، وظیفه چیست؟
وظایف، عملیاتی است که شما برای رسیدن به یک هدف انجام می‌دهید. اکر یک هدف را به اجزای کوچک انجام‌دادنی بشکنید، وظایف خود را خواهید یافت. اغلب وظایف تنها یک رویداد ساده هستند (اگر چه، می توانند تکرار شوند): مثلاً «یادگیری سه فعل انگلیسی جدید» یا «30 دقیقه مطالعه».
به یاد داشته باشید؛ وظایف (نه اهداف یا مأموریت ها) آن چیزی است که در فهرست کارها قرار می گیرد.
8 - اهداف و مأموریت‌ها را در فهرستی جداگانه نگه دارید
معمولاً بسیاری از کارهایی که هر روز انجام می‌دهید، در پی رسیدن به یک هدف بزرگتر خواهد بود. شما باید بدانید که اهدافتان چیست، اما نیازی نیست که آن‌ها را در فهرست کارهای خود بنویسید.در عوض، اهداف و مأموریت‌های خود را در جای دیگری بنویسید. ممکن است بخواهید این موارد در برنامه یا دفترچه یادداشت شما باشد و این ایرادی ندارد، اما در فهرستی که هر روز به آن نگاه می‌کنید تا خود را برای آن روز سازماندهی کنید، نبایدقرار داشته باشد. اگر برنامه فهرست‌کارتان دارای بخشی برای ذخیره‌ی یادداشت‌های شماست، موارد بالا را در آن جا وارد کنید. هر از چند گاهی به اهداف خود مراجعه کنید، آن‌ها را بررسی و بر حسب نیاز در آن‌ها تجدید‌نظر کنید. فقط نگذارید که آن‌ها شما را از کارهای خاصی که امروز باید انجام دهید، منحرف کنند.
9 - عادت کنید که مرتب به فهرست‌کارتان نگاهی بیاندازید
مؤثر بودن یک فهرستکار، زمانی است که به صورت مداوم مورد بررسی قرار گیرد. یک فهرست کار مؤثر، می‌تواند شما را در طول روز راهنمایی کند؛ به این معنی که باید مرتباً به آن نگاه کنید. هر روز صبح آن را نگاه کنید تا از نظر ذهنی برای روز پیش رو آماده شوید. بعد از ناهار به آن نگاه کنید تا بدانید برای بقیه روز باید روی چه چیز دیگری تمرکز کنید و … .به‌علاوه، یک عادت هفتگی برای خود ایجاد کنید و به هر آن چه برای هفته‌ی آینده برنامه‌ریزی کرده اید، نگاه کنید تا بتوانید زمان خود را بهتر تنظیم کنید. هنگامی که احساس می‌کنید در انجام کاری سردرگم شده‌اید یا نیاز به استراحت دارید، به دنبال کارهای کوچک و آسان خود باشید (وظیفه‌ای که به تمرکز زیاد نیاز ندارد) که در بین کارهای دشوار می‌توانید از پس آن‌ها برآیید.
هر چه بیشتر به فهرست خود نگاه کنید، به آن اعتماد بیشتری خواهید یافت. هرچه بیشتر به آن اعتماد کنید، کمتر نیاز دارید تا به یاد بیاورید که چه وظایفی را باید انجام دهید. هر چه کمتر به یادسپاری نیاز داشته باشید، ذهن خود را بیشتر روی وظیفه پیش رو متمرکز می‌کنید و بهره‌وری شما افزایش می‌یابد.
10 - فهرستکار خود را قابل مرور کنید
اگر مرتباً به فهرست کارهای خود نگاه کنید، متوجه می‌شوید که اگر با یک نگاه بتوانید آن چه را که نیاز دارید، ببینید؛ چه قدر برایتان مفید و راحت‌تر است. به همین دلیل، برای نوشتن وظایف خود از عبارات کوتاه یا مخفف‌ها استفاده کنید. بسیاری از برنامه‌ها دارای علایم رتبه‌بندی اولویت، مثلاً ستاره، هستند که می‌توانید به موردی از فهرستتان اضافه کنید تا به شما امکان دهد کارهای مهم را برجسته کنید. اگر به شما کمک می‌کند، می توانید وظایف خود را کدگذاری کنید. مثلاً، نمادهایی یا ایموجی‌هایی را که به شما اطلاعات بیشتری درباره‌ی یک مورد کار را می‌دهند، به کار ببرید؛ مانند این‌که آیا به تماس تلفنی نیاز دارد (☎️) یا مربوط به مراقبت‌های پزشکی (⚕️) است. هر چقدر سریع هم که به فهرست کارهای خود نگاه کنید، باید بتوانید از آن اطلاعات زیادی راجع به کارها و شیوه‌ای که باید انجام شوند، برداشت کنید.
تیکها را بزنید!!!
یک فهرستکار عالی در قلب بهبود و بهره‌وری فردی قرار دارد. پیدا کردن یک برنامه و فرآیند مدیریت وظیفه که برای شما مناسب‌تر باشد، در کار و زندگی شما بسیار نتیجه‌بخش است. بررسی و انجام دادن موارد موجود در فهرست به شما احساس موفقیت می‌دهد و این حس یکی از عناصر اصلی تدوام سازماندهی است. یک سیستم قابل اعتماد برای انجام کار باعث سهولت زندگی شما و تنش روانی کمتری می شود.