نوشتن ایمیلی که همیشه ریپلای دارد

این روزها ایمیل‌ها به اندازه غذا و آب در زندگی ما اساسی هستند و قسمت بزرگی از ارتباطات روزانه ما را تشکیل می‌دهند. طبق آمار Statista، روزانه تقریباً 300 میلیارد ایمیل به سراسر دنیا ارسال می شود. به طور متوسط​​، هر یک از ما که در یک دفتر کار می کنیم، ​​در هر روز کاری 121 ایمیل دریافت می کنیم! با این حال ما آنها را می فرستیم و می‌خوانیم بدون اینکه لحظه‌ای به آنها فکر کنیم.

Image for post
Image for post

اما بررسی ایمیل ضروری است. در برخی شرایط، نمی‌توان آنها را با یک جلسه کوتاه یا یک تماس تلفنی جایگزین کرد. ما آنها را به دلیل قابلیت ردیابی یا اختلاف زمان ارسال می کنیم، یا باید افراد زیادی را مجبور کنیم که همان مطالب را بخوانند.

مطالعه ای در حدود 1 میلیون ایمیل که با مایکروسافت انجام شده است نشان می دهد که متوسط ​​یک کارمند 28 درصد از روز خود را صرف کار بر روی ایمیل می‌کند.

اما با توجه به ضروری بودن ایمیل‌ها، آیا کسی به شما یاد داده است که چگونه یک ایمیل بنویسید؟

 من فقط با پنج نکته کوچک متوجه شدم که احتمال خواندن ایمیل شما بیشتر خواهد شد، وقت کمتری روی آن کار خواهید کرد و نوشتن ایمیل حتی ممکن است جالب باشد. 

1. اولین برداشت عالی را ایجاد کنید

خط موضوع فرصتی است که می‌توانید برای اولین بار روی گیرنده خود تأثیر مثبت بگذارید. طبق تحقیقات موجود، سه آیتم یک موضوع موثر را ایجاد می‌کند: باید کوتاه باشد، برای اقدام فراخوانده شود و نشان دهنده آشنایی با گیرنده باشد.

من خطوط موضوع ایمیل زیر را به 300 نفر نشان دادم و از آنها پرسیدم که ابتدا کدام قسمت را باز می کنند. آیا می‌توانید حدس بزنید کدام یک را انتخاب کردند؟

A. بیانیه 10.31.2020
B. پیام خوش آمد
C. جلسه فردا ، لطفا پاسخ دهید!
D. سلام! 🙂
E. دلتنگت شدم جمعه چطور؟

اگر C را انتخاب کردید، حق با شماست! این گزینه مورد علاقه قریب به اتفاق بود، که 47 درصد آن را انتخاب کردند. گزینه بعدی  D بود ، با 20 درصد آرا.

2. رنگ و احساس را به ایمیل خود اضافه کنید

ایمیل‌های ما سیاه و سفید نوشته شده‌اند، بنابراین به طور خودکار خسته کننده به نظر می رسند. ارسال افکار خود از طریق ایمیل کمی شبیه صحبت کردن است بدون اینکه بتوانید از بدن، صدا یا صورت خود استفاده کنید. بنابراین چگونه می‌توانیم مقداری رنگ و - مهمتر از همه - احساس را در آنها قرار دهیم؟

با استفاده از انواع مختلف علائم نگارشی و بله ، شکلک.

به عنوان مثال ، در اینجا همان جمله وجود دارد، اما سه روش مختلف نوشته شده است. به نظر شما کدام یک جذاب ترین است؟

عزیز ممنون از بازدید شما
عزیزم، از بازدید شما متشکرم
هی رفیق، عالیه که با ما کنار اومدی

دوست دارم علائم نگارشی و شکلک ها را "زبان بدن دیجیتال" بنامم، که به شدت نیاز داریم که نشان دهیم که چه کسی هستیم، حتی اگر فقط یک ایمیل می نویسیم.

و اگر می خواهید همه کارها را انجام دهید ، سعی کنید GIF اضافه کنید.

آیا باید همیشه به ایمیل های کاری خود یک شکلک یا GIF اضافه کنید؟ البته که نه. زبان بدن دیجیتال را به عنوان ادویه و چاشنی در دستورالعمل ایمیل خود در نظر بگیرید - بسته به نوع فرهنگ، محیط و زمینه، ممکن است کم و بیش از آن سیر داغ یا ادویه کاری بخواهید. یا اصلاً هیچ کدام.

3. آنها را به اندازه یک توییت کوتاه نگه دارید

تحقیقات انجام شده در دانشگاه NYU ، MIT و دانشگاه بوستون نشان می‌دهد که بسیاری از نامه‌های الکترونیکی خوانده نمی‌شوند بلکه فقط از بین رفته و یا به سادگی حذف می‌شوند. و به نظر می رسد با هر کلمه اضافی که بیش از 40 کلمه اول خود می نویسید، به طور مستقیم شانس دریافت پاسخ را کاهش می‌دهید.

پس تا می توانید کوتاه باشید. آن را به طول یک توییت یا 280 کاراکتر نگه دارید.

ممکن است به خود بگویید: "به هیچ وجه - یادداشت های جلسه من [یا هر آنچه در مورد آن می نویسید] نمی توانند آنقدر کوتاه باشند."

و حق با شماست!

اما بخشی از آن ایمیل که در آن شما چیزی را درخواست می‌کنید یا کاری را انجام می دهید می تواند مختصر باشد. می‌توانید آن یادداشت‌های جلسه را به عنوان پیوست وارد کنید.

4- در لحظات حساس از نام استفاده کنید

تصور کنید یک کلمه جادویی می‌دانید که می‌توانید در ایمیل خود بگنجانید، کلمه‌ای که می‌تواند بلافاصله توجه تک تک افراد جهان را به خود جلب کند.

خوب، معلوم است که شما از قبل آن را می دانید: این نام شخصی است که برای او ایمیل ارسال می کنید.

دیل کارنگی یک بار نوشت ، "نام یک شخص برای او شیرین ترین و مهمترین صدا در هر زبانی است." او این را تقریباً 100 سال پیش نوشت، اما معتقدم سخنان او امروز نیز صدق می‌کند.

همه ما یک خودشیفته در خود داریم و اگر در لحظات حساس از نام شخصی استفاده کنید، احتمال دریافت پاسخ را افزایش می‌دهید. به عنوان مثال، هنگامی که در ایمیل خود درخواست حیاتی می‌کنید، با نام گیرنده شروع کنید. علاوه بر این، تحقیقات نشان می دهد که ذکر نام شخص دیگری که گیرنده می‌داند نیز به طور قابل توجهی احتمال پاسخ به ایمیل شما را افزایش می‌دهد.

فقط بخاطر بسپارید یک روش وجود دارد که در آن نام یک شخص می تواند ایمیل شما را به طور کامل خراب کند - اگر نام او را با غلط املایی تایپ کنید، تمام اندیشه ای که در پیام خود وارد کرده‌اید از بین می رود.

اطمینان دارم که برخی از افرادی که این مقاله را می خوانند می‌گویند هیچ ایمیل "کاملی" وجود ندارد و درست می‌گویند. هر ایمیلی متفاوت است، با این وجود اکثر ایمیل‌ها دو چیز مشترک دارند: 

یکی اینکه شما از کسی چیزی می خواهید، و دو اینکه آن کس یک انسان است. به دلیل این دو مورد، مواد پیشنهادی من مطمئناً می‎‌توانند کمک کنند.

مهم تناسب است. اکنون که لیستی از مواد توصیه شده برای ایمیل را در اختیار دارید، مطمئن شوید که از آنها به مقدار مناسب استفاده کرده اید. از این به بعد، سعی کنید از نوشتن ایمیل‌های مهم در خلبان خودکار جدا شوید. در عوض، از شخصی که برایش نامه می‌نویسید تصویر بگیرید و ایمیل خود را با استفاده از مواد تشکیل دهنده خود مطابق با سلیقه خود مطابقت دهید.

5. به قدرت آخرین برداشت ضربه بزنید

در اینجا یک نکته نهایی وجود دارد. به یاد دارید که استیو جابز همیشه برای نمایش جالبترین محصولی که معرفی می کرد، تا پایان سخنرانی هایش منتظر می‌ماند؟ او می‌گفت "یک چیز دیگر" و  یک آیفون جدید از جیب او بیرون می آمد.

چرا از آن تاکتیک هم استفاده نمی کنید؟ اگر یک چیز مهم برای گفتن دارید یا یک چیز مهم که از گیرنده خود نیاز دارید، یا یک چیز ناراحت کننده برای گفتن دارید، سعی کنید آن را در P.S قرار دهید. خط این آخرین برداشت است که به اندازه اولین برداشت شناخته شده نیست. اما می تواند همانقدر قدرتمند باشد که حتی پس از فراموش شدن بقیه موارد ، خواننده شما را درگیر خود می کند.