هوش تجاری چیست؟ هوش کسب و کار به زبان ساده

هوش تجاری چیست؟

اگر واژه هوش تجاری یا واژه‌های مشابه آن مثل داشبورد مدیریتی را در گوگل سرچ کنید با صدها مقاله متفاوت روبرو خواهید شد. متن‌هایی پر از کلمات و لغات فنی که مطالعه آنها علاوه بر دانش قبلی به صبر و حوصله زیادی نیاز دارد.

 

واقعیت این است که توضیح دادن و نوشتن درباره هوش تجاری کار آسانی نیست. حتی افراد خبره که تجربه بالایی در پیاده‌سازی و استفاده از هوش تجاری دارند ممکن است نتوانند به این سؤال که هوش تجاری چیست؟ یک پاسخ کوتاه و سرراست بدهند.

 

مشکل از کجاست؟ در واقع هوش تجاری فقط یک چیز نیست. هوش تجاری مجموعه‌ای از چیزهای مختلف است.(مثلاً بر خلاف باور رایج هوش تجاری با نرم‌افزار power bi یکی نیست)تعریف خشک و رسمی به ما می‌گوید “هوش تجاری مجموعه‌ای از استراتژی‌ها، روش‌ها و نرم‌افزارها است که برای تحلیل داده و مدیریت اطلاعات در کسب‌وکارها استفاده می‌شود”  متأسفانه این تعریف کمک خاصی در درک بهتر موضوع نمی‌کند!

 

در این مقاله سعی کرده‌ایم تا حد ممکن به‌دور از اصطلاحات فنی اجزاء و زیرمجموعه‌های سازنده هوش تجاری را بررسی کنیم امیدواریم پاسخ سؤالات خود را بیابید. با دیکام همراه باشید.

 

هوش تجاری چه کاری انجام می‌دهد؟

جواب دادن به این سؤال به نظر راحت‌تر است. به‌وجودآمدن هوش تجاری با این فرض شروع شده است:

 

 ” اگر مدیران و پرسنل یک شرکت به اطلاعات به‌روز و دقیق دسترسی داشته باشند می‌توانند تصمیمات بهتری برای آن شرکت بگیرند”

 

جای شک و شبهه در صحت فرض بالا نیست. اگر در مقام تصمیم‌گیری قرار دارید قطعاً با مجهولات و سؤال‌هایی روبرو هستید و ترجیح می‌دهید قبل از اجرا، اطلاعات کاملی نسبت به آن موضوع داشته باشید.

 

کار هوش تجاری دقیقاً همین است. هوش تجاری اطلاعات مهم شرکت را در اختیار مدیران می‌گذارد و به آنها امکان می‌دهد این اطلاعات را تحلیل کنند، با سایر همکارانشان به اشتراک بگذارند و در نهایت بهترین تصمیم را برای شرکت خود بگیرند.

 

اما چطور این کار انجام می‌شود؟ اجازه بدهید این مورد را با مثال توضیح بدهیم.

 

مثالی از تحلیل داده و مدیریت اطلاعات با هوش تجاری

بیایید دو شرکت به نام های “ساکن پخش” و “پیشگام پخش” را با هم بررسی کنیم (اسامی فرضی است). این شرکت‌ها هر دو یک فعالیت مشابه و یک بازار هدف مشترک دارند. هر دو بین 30 تا 40 نفر پرسنل دارند و در حوزه فروش محصولات آرایشی بهداشتی فعالیت می‌کنند. پیشگام پخش و ساکن پخش در کنار عمده‌فروشی از طریق وب‌سایت خود فروش اینترنتی هم دارند.

 

به نظر شما مدیران این شرکت‌ها چه چالش‌ها و دغدغه‌هایی در ذهن دارند؟ دغدغه‌های آنها به‌احتمال بسیار زیاد شامل موارد زیر است:

 

  • نقدینگی در گردش
  • وصول و مدیریت مطالبات مالی
  • موجودی کالای در انبار
  • سنجش عملکرد پرسنل

 

 ? سؤال مهم این است که مدیران این دو شرکت برای کنترل بهتر کسب‌وکار خود چه‌کارهایی می‌توانند بکنند؟

 

بی‌خبری، وقتی هیچ تحلیلی روی داده ‌ها انجام نمی‌شود

شرکت‌های زیادی وجود دارند که استفاده درستی از داده‌های تولید شده در کسب‌وکار خود نمی‌کنند. معمولاً فرایندی برای گردآوری و ذخیره داده‌های ندارند و از اطلاعات ذخیره شده نیز برای تحلیل و بهبود کسب‌وکار استفاده نمی‌شود در نتیجه نمی‌توانند با سرعت کافی به تغییرات بازار واکنش بدهند یا مشکلات داخلی خود را شناسایی و رفع کنند. شرکت‌های مذکور به گزارش‌های مالی که ماهانه یا فصلی تهیه می‌شود بسنده می‌کنند، این کار شبیه رانندگی با چراغ خاموش در شب است.

 

اداره شرکت با گزارش های ماهانه مثل رانندگی با چراغ خاموش است

 

 

 اما دو شرکتی که در بالا معرفی کردیم در اینجا متوقف نشده‌اند و هرکدام به نوبه خود سعی کرده‌اند برای بهینه‌کردن تجارتشان کاری بکنند، بیایید روش‌های متفاوت هر دو شرکت را با هم بررسی کنیم

 

 اکسل وارد می‌شود، تحلیل اطلاعات به روش قدیمی

“ساکن پخش” یک شرکت باسابقه و ریشه‌دار است، مدیران آن دو نسل در صنعت پخش فعالیت کرده‌اند و خم و چم بازار را می‌دانند. در سال‌های اخیر شرکت‌های زیادی شروع به فعالیت در منطقه تحت پوشش آنها کرده‌اند و به‌قول‌معروف دست در بازار زیاد شده است.

 

مدیران “ساکن پخش” به این نتیجه رسیدند که باید تغییری در روش کاری خود داشته باشند؛ بنابراین به کمک و با راهنمایی یک مشاور کسب‌وکار شروع به جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات مشتری‌ها کردند.یک نفر از پرسنل مورد اعتماد که در کار با اکسل تبحر زیادی دارد عهده‌دار تحلیل اطلاعات شرکت شده است. او به‌صورت مداوم داده‌های فروش، مالی، انبار و … را داخل فایل‌های اکسل جمع‌آوری می‌کند.

 

بعد از مرتب‌سازی و حذف داده ‌های غیرضروری مجدداً تمام اطلاعات را داخل یک فایل تجمیع می‌کند تا به‌صورت گزارش‌های هفتگی و ماهانه به مدیریت ارائه شود. فایل‌های گزارش ماهانه توسط مدیریت و مشاور کسب‌ و کار بررسی می‌شود تا روند‌ فروش و عملکرد شرکت بررسی و مشکلات احتمالی را کشف کنند.

 

این روش در ظاهر خوب و دقیق است؛ اما مشکلات زیادی دارد

 

  • گزارش‌ها همیشه بافاصله زمانی زیادی آماده می‌شود
  • اطلاعات باید توسط عامل انسانی ثبت و تحلیل شود در نتیجه بهره‌وری پائینی دارد
  • احتمال خطا در تهیه این گزارش‌ها زیاد است
  • امکان تبدیل اطلاعات به داشبوردهای داینامیک وجود ندارد
  • به اشتراک گذاشتن، ویرایش و استفاده از فایل‌های اکسل مشکلات خود را دارد

 

فرایند بالا قطعاً بهتر از نبود آن است؛ اما می‌شود آن را به خالی‌کردن یک دریاچه با سطل آب تشبیه کرد! هوش تجاری یک جایگزین برای این فرایند کند و پردردسر است.

 

تحلیل داده با اکسل کار زمان بری است

 

 

 

هوش تجاری یک راهکار پرقدرت

بیایید به سراغ شرکت دوم یعنی “پیشگام پخش” برویم. این شرکت چند سال قبل فعالیت خود را شروع کرده است. به دلیل وجود بازار رقابتی مدیران پیشگام پخش به این نتیجه رسیدند که برای موفق شدن راهی به جز افزایش کامل بهره‌وری ندارند.

 

پیشگام پخش در اولین قدم سعی کرد تا فرایندهای داخلی شرکت را به‌وسیله راهکارهای نرم‌افزاری (مثل CRM و Voip) خودکار و بهینه کند.در گام دوم سعی کردند تا تمام تصمیم‌های گرفته شده در شرکت بر اساس اطلاعات صحیح باشد. برای این کار به سراغ پیاده‌سازی هوش تجاری و تحلیل داده رفتند.

 

مثال قبل درباره اکسل و سطل آب را به‌خاطر دارید؟ هوش تجاری شبیه یک سیستم لوله‌کشی داخلی است که اطلاعات صحیح و درست را در کمترین زمان از منبع آن (نرم‌افزارهای عملیاتی) به مصرف‌کننده یعنی مدیران شرکت و پرسنل می‌رساند. اطلاعات از تمام قسمت‌های شرکت گردآوری می‌شوند و پس از مرتب شدن به صورتی تصویری در اختیار تصمیم گیرندگان شرکت قرار می‌گیرند.

 

اینفورگراف فرایند فنی هوش تجاری

 

 

فرایندی که در هوش تجاری انجام می‌شود ↑

 

با کمک هوش تجاری مدیران شرکت پیشگام به‌راحتی به اطلاعات کسب‌وکار خود دسترسی دارند و می‌توانند بر اساس kpiهای مرتبط، عملکرد شرکت و پرسنل را بسنجند.

 

تحلیل اطلاعات به آنها کمک کرد تا مشتریان خود را به‌درستی و بادقت دسته‌بندی کنند با این کار تمرکز اصلی روی مشتری‌های ارزشمند قرار گرفت و ریزش مشتری به حداقل رسید.

 

موجودی انبار و کالاهای پرمصرف به‌صورت مدام کنترل می‌شد و تأمین کالا باتوجه‌به اطلاعات واقعی صورت می‌گرفت با این کار توانستند کالاهایی که آورده و سود بیشتری برای شرکت داشت را شناسایی و ضایعات انبار را کاهش دهند. مدیران شاخص‌های عملکرد (PI) مرتبط با واحد خود را به‌صورت روزانه تحت کنترل داشتند. اهداف فروش به‌صورت واقع‌بینانه و بر اساس مناطق جغرافیایی و دسته‌بندی مشتریان برنامه‌ریزی می‌شد.

 

 فروشندگان شرکت به‌وسیله داشبورد مخصوص پرسنل عملکرد خود را بررسی می‌کردند. خودکنترلی و رقابت بین پرسنل برای رسیدن به عملکرد بهتر ایجاد شد و در نتیجه اهداف فروش یکی پس از دیگری محقق می‌شدند.

 

هوش تجاری چه مزیت‌هایی نسب به اکسل دارد؟

 

  • کاملاً خودکار است و نیاز به دخالت عامل انسانی نیست
  • اطلاعات به‌سرعت و در لحظه از طریق گزارش‌ و داشبورد در اختیار کاربران قرار می‌گیرد.
  • امکان تحلیل اطلاعات ذخیره شده و پیداکردن الگوها وجود دارد.
  • افراد به‌راحتی اطلاعات را با هم به اشتراک می‌گذارند

 

دو مثال بالا دید نسبی از چگونه کارکردن هوش تجاری و مزیت‌های آن به ما می‌دهد؛ اما هنوز سؤال اصلی سر جای خودش قرار دارد. هوش تجاری چیست؟ برای پاسخ دقیق به این سؤال سخت هوش تجاری را از نظر فنی بررسی کرده و به اجزاء سازنده و مفاهیم مرتبط با آن می‌پردازیم

 

بررسی فنی اجزاء هوش تجاری

همان‌طور که در مثال دوم گفتیم هوش تجاری مانند یک سیستم انتقال آب عمل می‌کند با این تفاوت که به‌جای آب اینجا داده‌ها و اطلاعاتی را داریم که به دست مصرف‌کننده نهایی می‌رسد.فرایند استفاده از هوش تجاری را می‌توانیم به سه بخش کلی تقسیم کنیم

 

  • آماده‌سازی داده (شامل گردآوری و دسته‌بندی داده)
  • نمایش اطلاعات
  • بررسی و تحلیل اطلاعات

 

برای شناخت بهتر این مراحل با ما همراه باشید

 

 

سه گام اصلی در هوش تجاری

 

 

 

آماده‌سازی داده:

اطلاعات شرکت یا سازمان معمولاً داخل نرم‌افزارهای عملیاتی ذخیره می‌شود. حتی کوچک‌ترین کسب‌وکارها هم به یک نرم‌افزار حسابداری برای ثبت اطلاعات مالی خود نیاز دارند. داده‌ها توسط کاربران درون نرم‌افزار ثبت و داخل پایگاه‌داده آن ذخیره می‌شوند. (این داده‌ها تهیه گزارش استفاده می‌شوند)

 

 پایگاه‌ داده

پایگاه‌داده در مثال ما شبیه یک مخزن است. باتوجه‌به اندازه کسب‌وکار یک شرکت و نوع فعالیت‌های آن اندازه، تعداد و نوع این پایگاه‌های داده (مخزن‌های اطلاعات) متفاوت است. مثلاً یک شرکت کوچک که تنها یک نرم‌افزار حسابداری دارد معمولاً تمام اطلاعات خود را داخل پایگاه‌داده آن نرم‌افزار ذخیره می‌کند.

 

در نقطه مقابل یک هلدینگ سرمایه‌گذاری که از شرکت‌ها و زیرمجموعه‌های فراوانی تشکیل شده ممکن است ده‌ها و صدها پایگاه‌داده داشته باشد که از نظر جغرافیایی در مکان‌های متفاوتی قرار دارند.

 

data base

 

 

 ? چرا اطلاعات داخل پایگاه‌های داده را نمی‌توان به‌صورت مستقیم در نرم‌افزار هوش تجاری استفاده کرد؟ داده‌های خام قبل از استفاده در هوش تجاری باید فراوری شوند (چیزی شبیه عملیات تصفیه و فیلترکردن آب آشامیدنی!)

 

ETL چیست ؟ چرا اهمیت فوق‌العاده‌ای در هوش تجاری دارد؟

به سیستم انتقال در تصویر زیر دقت کنید. داده‌ها ازیک‌طرف وارد می‌شوند. پس از فراوری مجدداً دسته‌بندی و ذخیره می‌شوند تا به دست مصرف‌کننده (مدیران و تصمیم گیرندگان) برسند. در واژه‌شناسی هوش تجاری به فرایند انجام شده برای آماده‌کردن داده ETL می‌گویند که مخفف کلمات استخراج (Extrac (تبدیل (Transform) و بارگذاری (Load) است.

 

چرا به ETL نیاز داریم ؟  فرایند آماده شدن اطلاعات در هوش تجاری را به لوله‌کشی آب تشبیه کردیم؛ اما این مثال درست نیست. داده خام بر عکس آب آشامیدنی مخلوط و مجموعه‌ای از چیزهای مختلف است.

 

همان‌طور که قبلاً گفتیم داده خام قابل‌استفاده در هوش تجاری نیست. داده‌های خام پر از خطا و اشتباه هستند و دسته‌بندی مناسبی ندارند. ممکن است چند مخزن (پایگاه داده) متفاوت داشته باشید که نوع و فرمت داده‌های آنها کاملاً با هم متفاوت باشد؛ بنابراین داده خام باید استخراج شود، به فرمت استاندارد تبدیل و مجدداً ذخیره شود.

 

 

فرایند استخراج، تبدیل، و بارگزاری داده ETL

 

 

در فرایند ETL داده‌های پراکنده به صورت مرتبط در انبارداده ذخیره می‌شوند

 

انبار داده

داده هم مثل آب نیاز به ظرفی دارد تا در آن ذخیره شود. انبار داده یک پایگاه ثانویه است که داده در آن ذخیره می‌شود. البته با یک ظرف ساده تفاوت خیلی زیادی دارد. انبارهای داده ساختارهای داخلی پیچیده و متفاوتی دارند. روابط بین جدول‌های داده، نوع دسته‌بندی، ذخیره اطلاعات و دوره زمانی به‌روزرسانی برای هر پروژه متفاوت است.

 

انبار داده

 

 

! نوع داده، حجم آن ونیاز یک شرکت ساختار یک انبار داده را مشخص می‌کند.

 

ETL و ساخت انبار داده فرایندی مهم و حساس است. در واقع بیشترین کار فنی در پیاده‌سازی هوش تجاری به این مراحل اختصاص پیدا می‌کند و ساختاری که برای آنها استفاده می‌شود تأثیر مستقیم بر توانایی و عملکرد کلی مجموعه دارد

بسیار خوب آماده‌سازی دیگر کافی است زمان استفاده از داده‌ها فرارسیده است!

 

نمایش اطلاعات با تصویرسازی داده:

 ? چگونه اطلاعات ذخیره شده در انبار داده را به دست کاربر نهایی برسانیم؟ می‌توانیم از این اطلاعات گزارش تهیه کنیم؟

 

بله اما گزارش‌گیری یک روش قدیمی است. خواندن چند صفحه گزارش و سر درآوردن از ارقام و اطلاعات داخل آن هرکسی را گیج و سردرگم کند. گرچه هنوز هم گزارش‌ها کاربرد خود را دارند؛ اما تصویرسازی داده روش بسیار بهتری است. تصویرسازی یا مصورسازی داده نمایش داده‌ها به شکل گرافیکی است؛ یعنی با نمودار، نقشه و اینفوگرافیک به صورتی که همه افراد بتوانند آن را راحت و سریع درک کنند. تصویر سازی یک زبان مشترک برای انتقال اطلاعات و مفاهیم ایجاد می‌کند. هدف ما در تصویرسازی انتقال بهتر و درک سریع‌تر اطلاعات است.

 

تصویر سازی یا مصور سازی داده

 

 

تصویرسازی یعنی  نمایش داده‌ها به شکل گرافیکی با نمودار، نقشه و اینفوگرافیک

 

 

داشبورد

شاید واژه داشبورد مدیریتی به گوش شما خورده باشد و مانند بسیاری آن را باهوش تجاری هم معنا و مترادف بدانید. گرچه این دو یکی نیستند؛ اما داشبورد ابزار مهمی در نمایش اطلاعات است. داشبورد ابزاری است که اطلاعات را به‌سرعت و در یک نگاه به مخاطبی خاص منتقل می‌کند.

 

داشبورد خودروی خود را تصویر کنید. مجموعه‌ای از عقربه‌ها که اطلاعات مربوط به ماشین را به‌صورت تصویری به راننده منتقل می‌کند. مخاطب اطلاعات در داشبورد خودرو راننده است و اطلاعاتی که منتقل می‌شود کاملاً با کاری که راننده انجام می‌دهد مرتبط است.

 

داشبورد هوش تجاری از تعدادی نمودار، جدول یا نقشه که در کنار هم قرار گرفته‌اند تشکیل شده است و هدف آن رساندن اطلاعات مرتبط به یک کاربر خاص است. برای مثال داشبورد فروش اطلاعات فروش را به مدیر یا سرپرست فروش شرکت منتقل می‌کند و به برای این کار به‌خصوص طراحی شده است.

 

 

 

 ? اما از کجا بفهمیم هر کاربر به چه اطلاعاتی نیاز دارد؟ اصلاً چه اطلاعاتی باید توسط چه کاربرانی کنترل بشوند؟

 

 

داشبور هوش تجاری دیکام

 

 

Kpi،شاخص عملکرد، سنجه:

 ? در میان انبوه اطلاعات شرکت، کدام مهم‌تر است؟ کدام یک برای شما مهم است؟

 

 ما در بررسی و تحلیل اطلاعات به دنبال داده‌هایی هستیم که به ما نشان بدهد شرکت به سمت اهدافش حرکت کرده است یا خیر.

 

به مثال داشبورد خودرو در پاراگراف قبل برگردیم! داشبورد خودرو چه چیزهایی را به شما نشان می‌دهد؟ دور موتور، سرعت خودرو، سوخت باقی‌مانده … داشبورد خودرو شاخص‌هایی را نمایش می‌دهد که با آن می‌توان عملکرد خودرو و سلامت آن را سنجید.این مطلب برای شرکت‌ها نیز صادق است. داده‌های زیادی وجود دارد؛ اما از بین آنها مواردی برای شما مهم هستند که نشان‌دهنده عملکرد شرکت (بخشی از شرکت) باشند.

 

شاخص‌های عملکرد متر و معیار تصمیم گیرندگان هستند. برای هر صنعت، شرکت و دپارتمان شاخص‌های متفاوتی را می‌توان تعیین کرد. شاخص‌های مالی دراین‌بین بسیار معروف هستند و می‌توان از سود خالص، درآمد ناخالص و نسبت گردش سرمایه جاری نام برد.

 

تحلیل داده و اطلاعات:

وقتی از تحلیل حرف می‌زنیم باید دقیقاً مشخص کنیم که منظور ما چیست! تحلیل واژه‌ای کلی است و ممکن است موارد کاملاً متفاوتی را شامل شود.

در موضوع موردبحث ما تحلیل را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد.

 

  • تحلیل توصیفی
  • تحلیل پیشگویی‌کننده
  • تحلیل تجویزکننده

 

در هوش تجاری معمولاً مقصود ما از تحلیل مورد اول است. تحلیل توصیفی به ما می‌گویید:

 

  • قبلاً چه اتفاقی در شرکت ما افتاده است؟
  • در حال حاضر و در این لحظه چه اتفاقاتی رخ می‌دهند
  • کجا به مشکل برخورده‌ایم!

این نوع از تحلیل اطلاعات شرایط گذشته و حال حاضر را برای ما توصیف می‌کند. مدیران یک شرکت باتوجه‌به این اطلاعات می‌توانند برای آینده برنامه‌ریزی کنند یا برای تصحیح برنامه‌های در حال اجرا تصمیم بگیرند.

 

تحلیل پیشگویی ‌کننده پا را از حیطه گذشته و حال فراتر می‌گذارد و به کمک اطلاعات قبلی آینده احتمالی را پیش‌بینی می‌کند.

 

تحلیل تجویز کننده باز هم جلوتر می‌رود و به این پرسش اساسی پاسخ می‌دهد:

 ? چه کاری باید انجام بدهیم تا به نتیجه دلخواه برسیم؟

 

پیشگویی و تجویز در حوزه تحلیل کسب‌وکار یا Business analytics قرار می‌گیرد . هوش تجاری یا BI گام اول برای رسیدن به مدل‌های تحلیلی پیشگویانه و تجویزی از اطلاعات است.

 

نمودار زیر محدوده تحلیلی مربوط به هوش تجاری و رابطه تحلیل داده با مزیت رقابتی در یک شرکت را نمایش می‌دهد

 

بلونمودار بلوغ تحلیلی، هوش تجاری

 

 

بلوغ قابلیت‌های تحلیل داده در یک سازمان 

 

هوش تجاری چه فایده‌ای برای کسب‌وکار من دارد؟

مثل هر پروژه دیگری هوش تجاری هم برای رسیدن به یکی از این سه هدف یعنی افزایش درآمد، کاهش ریسک و کاهش هزینه‌ها  اجرا می‌شود. پیاده‌سازی و استفاده موفق از هوش تجاری می‌تواند هر سه این اهداف را محقق کند.

 

بهره‌وری را افزایش می‌دهد:

انجام کار بیشتر با هزینه کمتر احتمالاً آرزوی هر مدیری است. هوش تجاری به وجود آمده تا این آرزو را محقق کند. هوش تجاری نقاط ضعف و گلوگاهی که باعث ایجاد هزینه‌های اضافی می‌شوند را به شما نشان می‌دهد. حذف یا تغییر این نقاط مشکل‌دار تأثیر فوری و سریع در افزایش بهره‌وری دارد.

 

کاهش هزینه نیروی انسانی و صرفه‌جویی در زمان که صرف گزارش‌گیری و تحلیل اطلاعات می‌شود حداقل کاری است که هوش تجاری برای شما انجام می‌دهد.

 

گزارش‌گیری و دسترسی به اطلاعات را سرعت می‌دهد:

تهیه یک گزارش مالی ممکن است از چند روز تا چند هفته طول بکشد. گزارش آماده شده هم اطلاعات چند هفته قبل را به شما می‌دهد. بگذریم از اینکه سر درآوردن از یک گزارش چقدر زمان و هزینه لازم دارد.

حال تصور کنید که با چند کلیک ساده گزارشی که می‌خواهید در اختیار شماست یا وقتی در خانه و یا در سفر هستید با تلفن همراهتان به داشبورد اطلاعات همان روز دسترسی دارید.

 

یک تصویر کامل از شرایط را به شما می‌دهد:

شاید مهم‌ترین مزیت هوش تجاری ایجاد یک درک و فهم واحد برای تمامی مدیران و پرسنل باشد. واحد‌های یک شرکت مثل اعضای یک بدن هستند اگر هرکدام ساز خود را بزنند و به روش متفاوتی کار کنند نتیجه خوبی حاصل نخواهد شد.

 باهوش تجاری تمام افراد شرکت به یک منبع اطلاعات و یک حقیقت مشترک دسترسی دارند. همه می‌دانند چه کرده‌اند و چه باید بکنند. پاسخ به سؤالاتی مانند “عملکرد ما در سه‌ماهه اول امسال چطور بوده؟” یا “این هفته چه کرده‌ایم؟” و ” در فلان قسمت شرکت چه مشکلی داریم؟” راهگشای هر کسب‌وکاری است.

 

تصمیم‌گیری را سریع و آسان می‌کند:

وقتی بدانیم کجا هستیم و چه کرده‌ایم تصمیم برای برداشتن گام بعدی آسان‌تر می‌شود. امضا یک قرارداد، استخدام نیرو، خرید کالا یا مواد اولیه، برنامه‌ریزی برای شش ماه دوم سال یا واردشدن به بازارهای جدید، تصمیم‌هایی که یک مدیر موظف به انجام آنها است وقتی با آگاهی و دانش قبلی گرفته شوند نتیجه بهتری به همراه خواهند داشت.

 

یک ابزار قوی برای سنجش عملکرد است:

حتماً این جمله معروف را شنیده‌اید ” اگر نتوانی چیزی را اندازه‌گیری کنی نمی‌توانی آن را مدیریت کنی” این جمله به‌تنهایی بیانگر اهمیت اندازه‌گیری و سنجش عملکرد در یک کسب‌وکار است. سنجش و اندازه‌گیری می‌تواند در مورد مدیریت یک پروژه باشد یا رضایت مشتری از محصول و خدمات و یا شاخص‌های مربوط به عملکرد پرسنل و کارکنان شرکت شما …

kpiها و شاخص‌های عملکرد مدت‌ها قبل از فراگیرشدن هوش تجاری وجود داشته‌اند؛ اما هوش تجاری ابزاری قوی برای بررسی و نظارت بر آنها را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

 

هوش تجاری به درد چه شرکت‌هایی می‌خورد؟

لازم نیست یک شرکت بزرگ با چند هزار پرسنل و بودجه سنگین برای واحد IT باشید یا به استفاده از هوش تجاری فکر کنید. فارغ از اندازه شرکت و نوع فعالیتی که دارید رسالت BI فراهم‌کردن اطلاعاتی است که به رشد شرکت شما کمک کند.

 

بنابراین، تفاوتی ندارد مدیر یک هلدینگ عظیم با دهه‌ها شرکت باشید یا یک استارتاپ نوپا، درهرصورت هوش تجاری آماده کمک به شماست. (تفاوت صرفاً در نیازهای شما و در نتیجه حجم و نوع پروژه BI است)

 

جمع‌بندی پایانی

هوش تجاری مجموعه‌ای از روش‌ها و نرم‌افزارها است که به مدیریت اطلاعات داخلی شرکت و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

فرایند استفاده از هوش تجاری به سه بخش کلی تقسیم می‌شود.

 

  • آماده‌سازی داده
  • نمایش اطلاعات
  • بررسی و تحلیل اطلاعات

 

بیشترین کار فنی در پیاده‌سازی هوش تجاری در مرحله آماده‌سازی داده انجام می‌شود و ساختاری که برای آن استفاده می‌شود تأثیر مستقیم بر توانایی و عملکرد کلی مجموعه دارد.

 

نمایش اطلاعات در هوش تجاری با تصویرسازی یعنی به‌وسیله نمودار و نقشه انجام می‌شود. هدف تصویر سازی ارائه انتقال بهتر مفاهیم و درک سریع‌تر اطلاعات است.

 

داشبورد مجموعه‌ای از نمودارها است که اطلاعات را برای یک کاربر خاص نمایش می‌دهد. مثلاً داشبورد مدیرعامل اطلاعات دقیق از عملکرد کلی شرکت را نشان می‌دهد.

 

تحلیل اطلاعات به وسیله هوش تجاری به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بفهمند چه اتفاقی قبلاً در شرکت افتاده و در حال حاضر چه اتفاقاتی در حال رخ‌دادن است

 

هوش تجاری تصمیم‌گیری برای مدیران را راحت‌تر می‌کند، گزارش‌ها را سریع و به‌موقع در اختیار آنان قرار می‌دهد و ابزاری قوی برای سنجش عملکرد است. افزایش درآمد و بهره‌وری یکی از نتایج استفاده از هوش تجاری است.

 

منبع: هوش تجاری چیست؟ هوش کسب و کار به زبان ساده


 

 

 

 

هوش تجاری چیست؟

اگر واژه هوش تجاری یا واژه‌های مشابه آن مثل داشبورد مدیریتی را در گوگل سرچ کنید با صدها مقاله متفاوت روبرو خواهید شد. متن‌هایی پر از کلمات و لغات فنی که مطالعه آنها علاوه بر دانش قبلی به صبر و حوصله زیادی نیاز دارد.

 

واقعیت این است که توضیح دادن و نوشتن درباره هوش تجاری کار آسانی نیست. حتی افراد خبره که تجربه بالایی در پیاده‌سازی و استفاده از هوش تجاری دارند ممکن است نتوانند به این سؤال که هوش تجاری چیست؟ یک پاسخ کوتاه و سرراست بدهند.

 

مشکل از کجاست؟ در واقع هوش تجاری فقط یک چیز نیست. هوش تجاری مجموعه‌ای از چیزهای مختلف است.(مثلاً بر خلاف باور رایج هوش تجاری با نرم‌افزار power bi یکی نیست)تعریف خشک و رسمی به ما می‌گوید “هوش تجاری مجموعه‌ای از استراتژی‌ها، روش‌ها و نرم‌افزارها است که برای تحلیل داده و مدیریت اطلاعات در کسب‌وکارها استفاده می‌شود”  متأسفانه این تعریف کمک خاصی در درک بهتر موضوع نمی‌کند!

 

در این مقاله سعی کرده‌ایم تا حد ممکن به‌دور از اصطلاحات فنی اجزاء و زیرمجموعه‌های سازنده هوش تجاری را بررسی کنیم امیدواریم پاسخ سؤالات خود را بیابید. با دیکام همراه باشید.

 

هوش تجاری چه کاری انجام می‌دهد؟

جواب دادن به این سؤال به نظر راحت‌تر است. به‌وجودآمدن هوش تجاری با این فرض شروع شده است:

 

 ” اگر مدیران و پرسنل یک شرکت به اطلاعات به‌روز و دقیق دسترسی داشته باشند می‌توانند تصمیمات بهتری برای آن شرکت بگیرند”

 

جای شک و شبهه در صحت فرض بالا نیست. اگر در مقام تصمیم‌گیری قرار دارید قطعاً با مجهولات و سؤال‌هایی روبرو هستید و ترجیح می‌دهید قبل از اجرا، اطلاعات کاملی نسبت به آن موضوع داشته باشید.

 

کار هوش تجاری دقیقاً همین است. هوش تجاری اطلاعات مهم شرکت را در اختیار مدیران می‌گذارد و به آنها امکان می‌دهد این اطلاعات را تحلیل کنند، با سایر همکارانشان به اشتراک بگذارند و در نهایت بهترین تصمیم را برای شرکت خود بگیرند.

 

اما چطور این کار انجام می‌شود؟ اجازه بدهید این مورد را با مثال توضیح بدهیم.

 

مثالی از تحلیل داده و مدیریت اطلاعات با هوش تجاری

بیایید دو شرکت به نام های “ساکن پخش” و “پیشگام پخش” را با هم بررسی کنیم (اسامی فرضی است). این شرکت‌ها هر دو یک فعالیت مشابه و یک بازار هدف مشترک دارند. هر دو بین 30 تا 40 نفر پرسنل دارند و در حوزه فروش محصولات آرایشی بهداشتی فعالیت می‌کنند. پیشگام پخش و ساکن پخش در کنار عمده‌فروشی از طریق وب‌سایت خود فروش اینترنتی هم دارند.

 

به نظر شما مدیران این شرکت‌ها چه چالش‌ها و دغدغه‌هایی در ذهن دارند؟ دغدغه‌های آنها به‌احتمال بسیار زیاد شامل موارد زیر است:

 

  • نقدینگی در گردش
  • وصول و مدیریت مطالبات مالی
  • موجودی کالای در انبار
  • سنجش عملکرد پرسنل

 

 ? سؤال مهم این است که مدیران این دو شرکت برای کنترل بهتر کسب‌وکار خود چه‌کارهایی می‌توانند بکنند؟

 

بی‌خبری، وقتی هیچ تحلیلی روی داده ‌ها انجام نمی‌شود

شرکت‌های زیادی وجود دارند که استفاده درستی از داده‌های تولید شده در کسب‌وکار خود نمی‌کنند. معمولاً فرایندی برای گردآوری و ذخیره داده‌های ندارند و از اطلاعات ذخیره شده نیز برای تحلیل و بهبود کسب‌وکار استفاده نمی‌شود در نتیجه نمی‌توانند با سرعت کافی به تغییرات بازار واکنش بدهند یا مشکلات داخلی خود را شناسایی و رفع کنند. شرکت‌های مذکور به گزارش‌های مالی که ماهانه یا فصلی تهیه می‌شود بسنده می‌کنند، این کار شبیه رانندگی با چراغ خاموش در شب است.

 

اداره شرکت با گزارش های ماهانه مثل رانندگی با چراغ خاموش است

 

 

 اما دو شرکتی که در بالا معرفی کردیم در اینجا متوقف نشده‌اند و هرکدام به نوبه خود سعی کرده‌اند برای بهینه‌کردن تجارتشان کاری بکنند، بیایید روش‌های متفاوت هر دو شرکت را با هم بررسی کنیم

 

 اکسل وارد می‌شود، تحلیل اطلاعات به روش قدیمی

“ساکن پخش” یک شرکت باسابقه و ریشه‌دار است، مدیران آن دو نسل در صنعت پخش فعالیت کرده‌اند و خم و چم بازار را می‌دانند. در سال‌های اخیر شرکت‌های زیادی شروع به فعالیت در منطقه تحت پوشش آنها کرده‌اند و به‌قول‌معروف دست در بازار زیاد شده است.

 

مدیران “ساکن پخش” به این نتیجه رسیدند که باید تغییری در روش کاری خود داشته باشند؛ بنابراین به کمک و با راهنمایی یک مشاور کسب‌وکار شروع به جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات مشتری‌ها کردند.یک نفر از پرسنل مورد اعتماد که در کار با اکسل تبحر زیادی دارد عهده‌دار تحلیل اطلاعات شرکت شده است. او به‌صورت مداوم داده‌های فروش، مالی، انبار و … را داخل فایل‌های اکسل جمع‌آوری می‌کند.

 

بعد از مرتب‌سازی و حذف داده ‌های غیرضروری مجدداً تمام اطلاعات را داخل یک فایل تجمیع می‌کند تا به‌صورت گزارش‌های هفتگی و ماهانه به مدیریت ارائه شود. فایل‌های گزارش ماهانه توسط مدیریت و مشاور کسب‌ و کار بررسی می‌شود تا روند‌ فروش و عملکرد شرکت بررسی و مشکلات احتمالی را کشف کنند.

 

این روش در ظاهر خوب و دقیق است؛ اما مشکلات زیادی دارد

 

  • گزارش‌ها همیشه بافاصله زمانی زیادی آماده می‌شود
  • اطلاعات باید توسط عامل انسانی ثبت و تحلیل شود در نتیجه بهره‌وری پائینی دارد
  • احتمال خطا در تهیه این گزارش‌ها زیاد است
  • امکان تبدیل اطلاعات به داشبوردهای داینامیک وجود ندارد
  • به اشتراک گذاشتن، ویرایش و استفاده از فایل‌های اکسل مشکلات خود را دارد

 

فرایند بالا قطعاً بهتر از نبود آن است؛ اما می‌شود آن را به خالی‌کردن یک دریاچه با سطل آب تشبیه کرد! هوش تجاری یک جایگزین برای این فرایند کند و پردردسر است.

 

تحلیل داده با اکسل کار زمان بری است

 

 

 

هوش تجاری یک راهکار پرقدرت

بیایید به سراغ شرکت دوم یعنی “پیشگام پخش” برویم. این شرکت چند سال قبل فعالیت خود را شروع کرده است. به دلیل وجود بازار رقابتی مدیران پیشگام پخش به این نتیجه رسیدند که برای موفق شدن راهی به جز افزایش کامل بهره‌وری ندارند.

 

پیشگام پخش در اولین قدم سعی کرد تا فرایندهای داخلی شرکت را به‌وسیله راهکارهای نرم‌افزاری (مثل CRM و Voip) خودکار و بهینه کند.در گام دوم سعی کردند تا تمام تصمیم‌های گرفته شده در شرکت بر اساس اطلاعات صحیح باشد. برای این کار به سراغ پیاده‌سازی هوش تجاری و تحلیل داده رفتند.

 

مثال قبل درباره اکسل و سطل آب را به‌خاطر دارید؟ هوش تجاری شبیه یک سیستم لوله‌کشی داخلی است که اطلاعات صحیح و درست را در کمترین زمان از منبع آن (نرم‌افزارهای عملیاتی) به مصرف‌کننده یعنی مدیران شرکت و پرسنل می‌رساند. اطلاعات از تمام قسمت‌های شرکت گردآوری می‌شوند و پس از مرتب شدن به صورتی تصویری در اختیار تصمیم گیرندگان شرکت قرار می‌گیرند.

 

اینفورگراف فرایند فنی هوش تجاری

 

 

فرایندی که در هوش تجاری انجام می‌شود ↑

 

با کمک هوش تجاری مدیران شرکت پیشگام به‌راحتی به اطلاعات کسب‌وکار خود دسترسی دارند و می‌توانند بر اساس kpiهای مرتبط، عملکرد شرکت و پرسنل را بسنجند.

 

تحلیل اطلاعات به آنها کمک کرد تا مشتریان خود را به‌درستی و بادقت دسته‌بندی کنند با این کار تمرکز اصلی روی مشتری‌های ارزشمند قرار گرفت و ریزش مشتری به حداقل رسید.

 

موجودی انبار و کالاهای پرمصرف به‌صورت مدام کنترل می‌شد و تأمین کالا باتوجه‌به اطلاعات واقعی صورت می‌گرفت با این کار توانستند کالاهایی که آورده و سود بیشتری برای شرکت داشت را شناسایی و ضایعات انبار را کاهش دهند. مدیران شاخص‌های عملکرد (PI) مرتبط با واحد خود را به‌صورت روزانه تحت کنترل داشتند. اهداف فروش به‌صورت واقع‌بینانه و بر اساس مناطق جغرافیایی و دسته‌بندی مشتریان برنامه‌ریزی می‌شد.

 

 فروشندگان شرکت به‌وسیله داشبورد مخصوص پرسنل عملکرد خود را بررسی می‌کردند. خودکنترلی و رقابت بین پرسنل برای رسیدن به عملکرد بهتر ایجاد شد و در نتیجه اهداف فروش یکی پس از دیگری محقق می‌شدند.

 

هوش تجاری چه مزیت‌هایی نسب به اکسل دارد؟

 

  • کاملاً خودکار است و نیاز به دخالت عامل انسانی نیست
  • اطلاعات به‌سرعت و در لحظه از طریق گزارش‌ و داشبورد در اختیار کاربران قرار می‌گیرد.
  • امکان تحلیل اطلاعات ذخیره شده و پیداکردن الگوها وجود دارد.
  • افراد به‌راحتی اطلاعات را با هم به اشتراک می‌گذارند

 

دو مثال بالا دید نسبی از چگونه کارکردن هوش تجاری و مزیت‌های آن به ما می‌دهد؛ اما هنوز سؤال اصلی سر جای خودش قرار دارد. هوش تجاری چیست؟ برای پاسخ دقیق به این سؤال سخت هوش تجاری را از نظر فنی بررسی کرده و به اجزاء سازنده و مفاهیم مرتبط با آن می‌پردازیم

 

بررسی فنی اجزاء هوش تجاری

همان‌طور که در مثال دوم گفتیم هوش تجاری مانند یک سیستم انتقال آب عمل می‌کند با این تفاوت که به‌جای آب اینجا داده‌ها و اطلاعاتی را داریم که به دست مصرف‌کننده نهایی می‌رسد.فرایند استفاده از هوش تجاری را می‌توانیم به سه بخش کلی تقسیم کنیم

 

  • آماده‌سازی داده (شامل گردآوری و دسته‌بندی داده)
  • نمایش اطلاعات
  • بررسی و تحلیل اطلاعات

 

برای شناخت بهتر این مراحل با ما همراه باشید

 

 

سه گام اصلی در هوش تجاری

 

 

 

آماده‌سازی داده:

اطلاعات شرکت یا سازمان معمولاً داخل نرم‌افزارهای عملیاتی ذخیره می‌شود. حتی کوچک‌ترین کسب‌وکارها هم به یک نرم‌افزار حسابداری برای ثبت اطلاعات مالی خود نیاز دارند. داده‌ها توسط کاربران درون نرم‌افزار ثبت و داخل پایگاه‌داده آن ذخیره می‌شوند. (این داده‌ها تهیه گزارش استفاده می‌شوند)

 

 پایگاه‌ داده

پایگاه‌داده در مثال ما شبیه یک مخزن است. باتوجه‌به اندازه کسب‌وکار یک شرکت و نوع فعالیت‌های آن اندازه، تعداد و نوع این پایگاه‌های داده (مخزن‌های اطلاعات) متفاوت است. مثلاً یک شرکت کوچک که تنها یک نرم‌افزار حسابداری دارد معمولاً تمام اطلاعات خود را داخل پایگاه‌داده آن نرم‌افزار ذخیره می‌کند.

 

در نقطه مقابل یک هلدینگ سرمایه‌گذاری که از شرکت‌ها و زیرمجموعه‌های فراوانی تشکیل شده ممکن است ده‌ها و صدها پایگاه‌داده داشته باشد که از نظر جغرافیایی در مکان‌های متفاوتی قرار دارند.

 

data base

 

 

 ? چرا اطلاعات داخل پایگاه‌های داده را نمی‌توان به‌صورت مستقیم در نرم‌افزار هوش تجاری استفاده کرد؟ داده‌های خام قبل از استفاده در هوش تجاری باید فراوری شوند (چیزی شبیه عملیات تصفیه و فیلترکردن آب آشامیدنی!)

 

ETL چیست ؟ چرا اهمیت فوق‌العاده‌ای در هوش تجاری دارد؟

به سیستم انتقال در تصویر زیر دقت کنید. داده‌ها ازیک‌طرف وارد می‌شوند. پس از فراوری مجدداً دسته‌بندی و ذخیره می‌شوند تا به دست مصرف‌کننده (مدیران و تصمیم گیرندگان) برسند. در واژه‌شناسی هوش تجاری به فرایند انجام شده برای آماده‌کردن داده ETL می‌گویند که مخفف کلمات استخراج (Extrac (تبدیل (Transform) و بارگذاری (Load) است.

 

چرا به ETL نیاز داریم ؟  فرایند آماده شدن اطلاعات در هوش تجاری را به لوله‌کشی آب تشبیه کردیم؛ اما این مثال درست نیست. داده خام بر عکس آب آشامیدنی مخلوط و مجموعه‌ای از چیزهای مختلف است.

 

همان‌طور که قبلاً گفتیم داده خام قابل‌استفاده در هوش تجاری نیست. داده‌های خام پر از خطا و اشتباه هستند و دسته‌بندی مناسبی ندارند. ممکن است چند مخزن (پایگاه داده) متفاوت داشته باشید که نوع و فرمت داده‌های آنها کاملاً با هم متفاوت باشد؛ بنابراین داده خام باید استخراج شود، به فرمت استاندارد تبدیل و مجدداً ذخیره شود.

 

 

فرایند استخراج، تبدیل، و بارگزاری داده ETL

 

 

در فرایند ETL داده‌های پراکنده به صورت مرتبط در انبارداده ذخیره می‌شوند

 

انبار داده

داده هم مثل آب نیاز به ظرفی دارد تا در آن ذخیره شود. انبار داده یک پایگاه ثانویه است که داده در آن ذخیره می‌شود. البته با یک ظرف ساده تفاوت خیلی زیادی دارد. انبارهای داده ساختارهای داخلی پیچیده و متفاوتی دارند. روابط بین جدول‌های داده، نوع دسته‌بندی، ذخیره اطلاعات و دوره زمانی به‌روزرسانی برای هر پروژه متفاوت است.

 

انبار داده

 

 

! نوع داده، حجم آن ونیاز یک شرکت ساختار یک انبار داده را مشخص می‌کند.

 

ETL و ساخت انبار داده فرایندی مهم و حساس است. در واقع بیشترین کار فنی در پیاده‌سازی هوش تجاری به این مراحل اختصاص پیدا می‌کند و ساختاری که برای آنها استفاده می‌شود تأثیر مستقیم بر توانایی و عملکرد کلی مجموعه دارد

بسیار خوب آماده‌سازی دیگر کافی است زمان استفاده از داده‌ها فرارسیده است!

 

نمایش اطلاعات با تصویرسازی داده:

 ? چگونه اطلاعات ذخیره شده در انبار داده را به دست کاربر نهایی برسانیم؟ می‌توانیم از این اطلاعات گزارش تهیه کنیم؟

 

بله اما گزارش‌گیری یک روش قدیمی است. خواندن چند صفحه گزارش و سر درآوردن از ارقام و اطلاعات داخل آن هرکسی را گیج و سردرگم کند. گرچه هنوز هم گزارش‌ها کاربرد خود را دارند؛ اما تصویرسازی داده روش بسیار بهتری است. تصویرسازی یا مصورسازی داده نمایش داده‌ها به شکل گرافیکی است؛ یعنی با نمودار، نقشه و اینفوگرافیک به صورتی که همه افراد بتوانند آن را راحت و سریع درک کنند. تصویر سازی یک زبان مشترک برای انتقال اطلاعات و مفاهیم ایجاد می‌کند. هدف ما در تصویرسازی انتقال بهتر و درک سریع‌تر اطلاعات است.

 

تصویر سازی یا مصور سازی داده

 

 

تصویرسازی یعنی  نمایش داده‌ها به شکل گرافیکی با نمودار، نقشه و اینفوگرافیک

 

 

داشبورد

شاید واژه داشبورد مدیریتی به گوش شما خورده باشد و مانند بسیاری آن را باهوش تجاری هم معنا و مترادف بدانید. گرچه این دو یکی نیستند؛ اما داشبورد ابزار مهمی در نمایش اطلاعات است. داشبورد ابزاری است که اطلاعات را به‌سرعت و در یک نگاه به مخاطبی خاص منتقل می‌کند.

 

داشبورد خودروی خود را تصویر کنید. مجموعه‌ای از عقربه‌ها که اطلاعات مربوط به ماشین را به‌صورت تصویری به راننده منتقل می‌کند. مخاطب اطلاعات در داشبورد خودرو راننده است و اطلاعاتی که منتقل می‌شود کاملاً با کاری که راننده انجام می‌دهد مرتبط است.

 

داشبورد هوش تجاری از تعدادی نمودار، جدول یا نقشه که در کنار هم قرار گرفته‌اند تشکیل شده است و هدف آن رساندن اطلاعات مرتبط به یک کاربر خاص است. برای مثال داشبورد فروش اطلاعات فروش را به مدیر یا سرپرست فروش شرکت منتقل می‌کند و به برای این کار به‌خصوص طراحی شده است.

 

 

 

 ? اما از کجا بفهمیم هر کاربر به چه اطلاعاتی نیاز دارد؟ اصلاً چه اطلاعاتی باید توسط چه کاربرانی کنترل بشوند؟

 

 

داشبور هوش تجاری دیکام

 

 

Kpi،شاخص عملکرد، سنجه:

 ? در میان انبوه اطلاعات شرکت، کدام مهم‌تر است؟ کدام یک برای شما مهم است؟

 

 ما در بررسی و تحلیل اطلاعات به دنبال داده‌هایی هستیم که به ما نشان بدهد شرکت به سمت اهدافش حرکت کرده است یا خیر.

 

به مثال داشبورد خودرو در پاراگراف قبل برگردیم! داشبورد خودرو چه چیزهایی را به شما نشان می‌دهد؟ دور موتور، سرعت خودرو، سوخت باقی‌مانده … داشبورد خودرو شاخص‌هایی را نمایش می‌دهد که با آن می‌توان عملکرد خودرو و سلامت آن را سنجید.این مطلب برای شرکت‌ها نیز صادق است. داده‌های زیادی وجود دارد؛ اما از بین آنها مواردی برای شما مهم هستند که نشان‌دهنده عملکرد شرکت (بخشی از شرکت) باشند.

 

شاخص‌های عملکرد متر و معیار تصمیم گیرندگان هستند. برای هر صنعت، شرکت و دپارتمان شاخص‌های متفاوتی را می‌توان تعیین کرد. شاخص‌های مالی دراین‌بین بسیار معروف هستند و می‌توان از سود خالص، درآمد ناخالص و نسبت گردش سرمایه جاری نام برد.

 

تحلیل داده و اطلاعات:

وقتی از تحلیل حرف می‌زنیم باید دقیقاً مشخص کنیم که منظور ما چیست! تحلیل واژه‌ای کلی است و ممکن است موارد کاملاً متفاوتی را شامل شود.

در موضوع موردبحث ما تحلیل را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد.

 

  • تحلیل توصیفی
  • تحلیل پیشگویی‌کننده
  • تحلیل تجویزکننده

 

در هوش تجاری معمولاً مقصود ما از تحلیل مورد اول است. تحلیل توصیفی به ما می‌گویید:

 

  • قبلاً چه اتفاقی در شرکت ما افتاده است؟
  • در حال حاضر و در این لحظه چه اتفاقاتی رخ می‌دهند
  • کجا به مشکل برخورده‌ایم!

این نوع از تحلیل اطلاعات شرایط گذشته و حال حاضر را برای ما توصیف می‌کند. مدیران یک شرکت باتوجه‌به این اطلاعات می‌توانند برای آینده برنامه‌ریزی کنند یا برای تصحیح برنامه‌های در حال اجرا تصمیم بگیرند.

 

تحلیل پیشگویی ‌کننده پا را از حیطه گذشته و حال فراتر می‌گذارد و به کمک اطلاعات قبلی آینده احتمالی را پیش‌بینی می‌کند.

 

تحلیل تجویز کننده باز هم جلوتر می‌رود و به این پرسش اساسی پاسخ می‌دهد:

 ? چه کاری باید انجام بدهیم تا به نتیجه دلخواه برسیم؟

 

پیشگویی و تجویز در حوزه تحلیل کسب‌وکار یا Business analytics قرار می‌گیرد . هوش تجاری یا BI گام اول برای رسیدن به مدل‌های تحلیلی پیشگویانه و تجویزی از اطلاعات است.

 

نمودار زیر محدوده تحلیلی مربوط به هوش تجاری و رابطه تحلیل داده با مزیت رقابتی در یک شرکت را نمایش می‌دهد

 

بلونمودار بلوغ تحلیلی، هوش تجاری

 

 

بلوغ قابلیت‌های تحلیل داده در یک سازمان 

 

هوش تجاری چه فایده‌ای برای کسب‌وکار من دارد؟

مثل هر پروژه دیگری هوش تجاری هم برای رسیدن به یکی از این سه هدف یعنی افزایش درآمد، کاهش ریسک و کاهش هزینه‌ها  اجرا می‌شود. پیاده‌سازی و استفاده موفق از هوش تجاری می‌تواند هر سه این اهداف را محقق کند.

 

بهره‌وری را افزایش می‌دهد:

انجام کار بیشتر با هزینه کمتر احتمالاً آرزوی هر مدیری است. هوش تجاری به وجود آمده تا این آرزو را محقق کند. هوش تجاری نقاط ضعف و گلوگاهی که باعث ایجاد هزینه‌های اضافی می‌شوند را به شما نشان می‌دهد. حذف یا تغییر این نقاط مشکل‌دار تأثیر فوری و سریع در افزایش بهره‌وری دارد.

 

کاهش هزینه نیروی انسانی و صرفه‌جویی در زمان که صرف گزارش‌گیری و تحلیل اطلاعات می‌شود حداقل کاری است که هوش تجاری برای شما انجام می‌دهد.

 

گزارش‌گیری و دسترسی به اطلاعات را سرعت می‌دهد:

تهیه یک گزارش مالی ممکن است از چند روز تا چند هفته طول بکشد. گزارش آماده شده هم اطلاعات چند هفته قبل را به شما می‌دهد. بگذریم از اینکه سر درآوردن از یک گزارش چقدر زمان و هزینه لازم دارد.

حال تصور کنید که با چند کلیک ساده گزارشی که می‌خواهید در اختیار شماست یا وقتی در خانه و یا در سفر هستید با تلفن همراهتان به داشبورد اطلاعات همان روز دسترسی دارید.

 

یک تصویر کامل از شرایط را به شما می‌دهد:

شاید مهم‌ترین مزیت هوش تجاری ایجاد یک درک و فهم واحد برای تمامی مدیران و پرسنل باشد. واحد‌های یک شرکت مثل اعضای یک بدن هستند اگر هرکدام ساز خود را بزنند و به روش متفاوتی کار کنند نتیجه خوبی حاصل نخواهد شد.

 باهوش تجاری تمام افراد شرکت به یک منبع اطلاعات و یک حقیقت مشترک دسترسی دارند. همه می‌دانند چه کرده‌اند و چه باید بکنند. پاسخ به سؤالاتی مانند “عملکرد ما در سه‌ماهه اول امسال چطور بوده؟” یا “این هفته چه کرده‌ایم؟” و ” در فلان قسمت شرکت چه مشکلی داریم؟” راهگشای هر کسب‌وکاری است.

 

تصمیم‌گیری را سریع و آسان می‌کند:

وقتی بدانیم کجا هستیم و چه کرده‌ایم تصمیم برای برداشتن گام بعدی آسان‌تر می‌شود. امضا یک قرارداد، استخدام نیرو، خرید کالا یا مواد اولیه، برنامه‌ریزی برای شش ماه دوم سال یا واردشدن به بازارهای جدید، تصمیم‌هایی که یک مدیر موظف به انجام آنها است وقتی با آگاهی و دانش قبلی گرفته شوند نتیجه بهتری به همراه خواهند داشت.

 

یک ابزار قوی برای سنجش عملکرد است:

حتماً این جمله معروف را شنیده‌اید ” اگر نتوانی چیزی را اندازه‌گیری کنی نمی‌توانی آن را مدیریت کنی” این جمله به‌تنهایی بیانگر اهمیت اندازه‌گیری و سنجش عملکرد در یک کسب‌وکار است. سنجش و اندازه‌گیری می‌تواند در مورد مدیریت یک پروژه باشد یا رضایت مشتری از محصول و خدمات و یا شاخص‌های مربوط به عملکرد پرسنل و کارکنان شرکت شما …

kpiها و شاخص‌های عملکرد مدت‌ها قبل از فراگیرشدن هوش تجاری وجود داشته‌اند؛ اما هوش تجاری ابزاری قوی برای بررسی و نظارت بر آنها را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

 

هوش تجاری به درد چه شرکت‌هایی می‌خورد؟

لازم نیست یک شرکت بزرگ با چند هزار پرسنل و بودجه سنگین برای واحد IT باشید یا به استفاده از هوش تجاری فکر کنید. فارغ از اندازه شرکت و نوع فعالیتی که دارید رسالت BI فراهم‌کردن اطلاعاتی است که به رشد شرکت شما کمک کند.

 

بنابراین، تفاوتی ندارد مدیر یک هلدینگ عظیم با دهه‌ها شرکت باشید یا یک استارتاپ نوپا، درهرصورت هوش تجاری آماده کمک به شماست. (تفاوت صرفاً در نیازهای شما و در نتیجه حجم و نوع پروژه BI است)

 

جمع‌بندی پایانی

هوش تجاری مجموعه‌ای از روش‌ها و نرم‌افزارها است که به مدیریت اطلاعات داخلی شرکت و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

فرایند استفاده از هوش تجاری به سه بخش کلی تقسیم می‌شود.

 

  • آماده‌سازی داده
  • نمایش اطلاعات
  • بررسی و تحلیل اطلاعات

 

بیشترین کار فنی در پیاده‌سازی هوش تجاری در مرحله آماده‌سازی داده انجام می‌شود و ساختاری که برای آن استفاده می‌شود تأثیر مستقیم بر توانایی و عملکرد کلی مجموعه دارد.

 

نمایش اطلاعات در هوش تجاری با تصویرسازی یعنی به‌وسیله نمودار و نقشه انجام می‌شود. هدف تصویر سازی ارائه انتقال بهتر مفاهیم و درک سریع‌تر اطلاعات است.

 

داشبورد مجموعه‌ای از نمودارها است که اطلاعات را برای یک کاربر خاص نمایش می‌دهد. مثلاً داشبورد مدیرعامل اطلاعات دقیق از عملکرد کلی شرکت را نشان می‌دهد.

 

تحلیل اطلاعات به وسیله هوش تجاری به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بفهمند چه اتفاقی قبلاً در شرکت افتاده و در حال حاضر چه اتفاقاتی در حال رخ‌دادن است

 

هوش تجاری تصمیم‌گیری برای مدیران را راحت‌تر می‌کند، گزارش‌ها را سریع و به‌موقع در اختیار آنان قرار می‌دهد و ابزاری قوی برای سنجش عملکرد است. افزایش درآمد و بهره‌وری یکی از نتایج استفاده از هوش تجاری است.

 

منبع: هوش تجاری چیست؟ هوش کسب و کار به زبان ساده