هزینه تدوین و تولید کنفرانس چقدر است ؟

Image for post
Image for post

یک کنفرانس می تواند یک مورد هزینه اصلی باشد و مابقی هزینه‌ها ممکن است غیرمنتظره به نظر برسند و بهتر است از همان ابتدا یک مرور کلی داشته باشید تا هنگام پرداخت صورت‌حساب‌هایی که به عهده شماست، پول نقد کافی داشته باشید.

بودجه اتاق کنفرانس خود را تخمین بزنید

بودجه اتاق کنفرانس بدیهی ترین و اغلب در ابتدا مورد توجه قرار می گیرد. اگر یک اتاق کنفرانس خالی کرایه کنید، در واقع تنها بخش محدودی از رویداد شما را پوشش می دهد. از سوی دیگر، اگر با انتخاب هتل یا محل برگزاری سمینار که کنفرانس شما را از A تا Z سازماندهی می کند، گزینه همه چیز را انتخاب کرده اید، قیمت دریافتی توسط محل برگزاری باید مهم ترین باشد.

قیمت تجهیزات تدوین کنفرانس خود را برای اجاره مشخص کنید

اگر اتاق کنفرانس شما به تمام مبلمان، تجهیزات سمعی و بصری یا تجهیزات آشپزخانه مورد نظر شما مجهز نیست، احتمالاً باید آنها را اجاره کنید. بسته به درجه انطباق مکانی که می خواهید، صورتحساب می تواند به طور قابل توجهی متفاوت باشد. تغییر یک مکان به طور کامل امکان پذیر است اما با قیمت قابل توجهی انجام می شود که باید از قبل بودجه مناسبی برای جلوگیری از غافلگیری ناخوشایند در نظر گرفته شود.

برای تولید و تدوین ویدئو تجهیزات و مبلغ کافی داشته باشید

بخش فیلمبرداری از کنفرانس و سمینار بخش مهمی از یک کنفرانس است چرا که نتیجه همه تلاش و کارهای شما را پوشش میدهد و بخش خروجی کارتان در قالب همین یک ویدئو به نمایش درمیاید پس بهتر است مانند مابقی موارد گفته در بالا در این مورد نیز هزینه فیلمبرداری همایش را در نظر بگیرید و از گروه‌های حرفه ایی برای فیلمبرداری و تدوین فیلم سمینار بهره ببرید تا یک سند همیشه عالی در دستتان باشد.

Image for post
Image for post

بودجه پذیرایی را محاسبه کنید

چه یک کوکتل، یک بوفه، یک ضیافت یا صرف میان وعده بین رویدادهای خود را انتخاب کنید، پذیرایی می تواند هزینه قابل توجهی باشد. در اینجا نیز، برنامه ریزی نیازهای خود از قبل به جلوگیری از غافلگیری ناخوشایند کمک می کند. اگر اتاق کنفرانس شما در مکانی قرار دارد که پذیرایی در آن گنجانده شده است، این بودجه می تواند در صورتحساب کلی محل پذیرایی لحاظ شود که محاسبات را آسان می کند.

 

قیمت کارکنان پذیرش و خدمات را برآورد کنید

برای کنفرانس هایی که مهمانان زیادی دارند، گاهی اوقات لازم است کارکنان پذیرش، سرورها یا حتی یک تیم امنیتی داشته باشید. نیازها بسته به ماهیت رویداد و مهمانان شما بسیار متفاوت است. سعی کنید لیستی از کارکنان خارج از شرکت خود تهیه کنید که بتوانند هم در آماده سازی کنفرانس شما و هم در روز D کار کنند تا آن را تا حد امکان دقیق تخمین بزنند.

 

میزان ملبغ سخنگویان خود را مشخص کنید

سخنرانان به ندرت رایگان هستند و خدمات معتبرترین سخنرانان می تواند به سرعت صورت حساب کلی کنفرانس شما را افزایش دهد. سعی کنید تا جایی که ممکن است قیمتی را که مایلید روی بلندگوهای خود قرار دهید تعیین کنید تا چند هفته قبل از شروع کنفرانس خود غافلگیر نشوید.

 

برای موارد احتمالی مبلغی را اختصاص دهید

بودجه ریزی گاهی شامل تلاش برای برنامه ریزی برای موارد غیرمنتظره است. علیرغم برنامه‌ریزی عالی، نمی‌توانید همه چیز را پیش‌بینی کنید، و داشتن بودجه در دسترس برای همه این هزینه‌های کوچک لحظه آخری می‌تواند باعث نجات زندگی و صرفه‌جویی در وقت همه شود. میزان بودجه به اندازه و ماهیت کنفرانس شما و همچنین ریسک پذیری و سرسختی مدیر مالی شما بستگی دارد.

 

سخن آخر:

یک کنفرانس را نمی توان در یک روز برنامه ریزی کرد. قبل و بعد از برگزاری چندین وجه با مبالغ مختلف از شما درخواست می شود. مطمئن شوید که پول نقد کافی برای پرداخت سپرده ها، اقساط، اوراق قرضه و فاکتورهای زیادی که مسیر برگزارکنندگان کنفرانس را پر می کند، دارید.