آیا شرکت های کوچک و متوسط می‌توانند از هوش تجاری استفاده کنند؟
” هوش تجاری؟ دوست داریم از bi استفاده کنیم؛ اما نمی‌توانیم بودجه زیادی اختصاص بدهیم”
“هوش تجاری به درد شرکتی در اندازه و ابعاد ما می‌خورد؟”
” شرکت ما آن‌قدرها بزرگ نیست که به bi نیاز داشته باشد”
” گزارش حسابداری برای کار ما کفایت می‌کند”
احتمال اینکه یکی از جمله‌های بالا را شنیده باشید و یا خود شما نظری مشابه درباره هوش تجاری داشته باشید زیاد است. ما در این مقاله سعی کرده‌ایم به‌صورت مختصر، مفید و به‌دور از جانب‌داری به کاربرد هوش تجاری برای شرکت‌های کوچک و متوسط بپردازیم و برای سؤالات و دغدغه‌های شما پاسخی مناسب را ارائه کنیم. با دیکام همراه باشید.
هوش تجاری چیست و چه کاری می‌کند؟
هوش تجاری فقط یک نرم‌افزار نیست؛ بلکه یک مفهوم کلی است. biمجموعه‌ای از نرم‌افزارها، روش‌ها و تکنولوژی‌های متفاوت است که برای جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات یک شرکت بکار می‌رود.
به تصویر زیر دقت کنید هوش تجاری اجزای زیر را در برمی‌گیرد.
چتر واژه هوش تجاری و اجزای آن
هوش تجاری به مدیران یک کسب‌وکار کمک می‌کند تا:
- اتفاقاتی که قبلاً در شرکت رخ‌داده را تحلیل کنند
- اتفاقاتی که در حال رخ‌دادن است را به‌دقت رصد کنند
- باتوجه‌به شرایط گذشته و حال حاضر، بهترین تصمیم را برای آینده بگیرند.
به سؤالات زیر نگاه کنید! اینها می‌تواند پرسش‌های اصلی هر مدیری باشد و هوش تجاری می‌تواند به آنها پاسخ دهد.
- وضعیت فروش شرکت چگونه است؟ چطور فروش را افزایش دهم؟
- سودآورترین مشتری من کیست؟
- چطور هزینه‌ها را کاهش دهم؟
- چه بخشی از شرکت من بهره‌وری پایین‌تری دارد؟
- چطور سودآوری شرکت را افزایش بدهم؟
- چطور کارآمدی پرسنل خود را بسنجم؟…
بنابراین، بی‌جهت نیست اگر بگوییم هوش تجاری کارت برنده برای مدیران یک کسب‌وکار است.
از کجا بفهمم به هوش تجاری نیاز داریم؟
تقسیم‌بندی شرکت‌ها به کوچک، متوسط و بزرگ (که بر اساس تعداد پرسنل انجام می‌شود) ملاک خوبی برای اینکه به BI نیاز دارند یا نه نیست!
داده عامل تعیین‌کننده در به‌کارگیری هوش تجاری است. حجم داده، نوع آن و روش استفاده از داده در یک سازمان نیاز شما به هوش تجاری را تعیین می‌کند.
اگر به نشانه‌های زیر برخورد کرده‌اید زمان فکرکردن به هوش تجاری رسیده است:
- فایل‌های اکسل داخل شرکت حجیم و کند شده‌اند و معمولاً هنگ می‌کنند
- فایل‌ها و گزارش‌ها را روی شبکه داخلی، ایمیل یا پیام‌رسان به اشتراک می‌گذارید و از هر فایل گزارش چند نسخه متفاوت به‌صورت هم‌زمان وجود دارد
- انجام هر تغییری زمان بسیار زیادی را از شما می‌گیرد
- داده و اطلاعات باید به‌صورت دستی از یک فایل اکسل به فایل دیگر منتقل شود
- عدم انطباق بین گزارش‌ها زیاد شده است
- علاوه بر مدیریت افراد گزارش گیرنده زیادی در داخل سازمان وجود دارد که گزارش‌ها مخصوص به خودشان را می‌خواهند.
- گزارش‌دهی غیرمتمرکز (مثلاً در حوزه فروش) باعث شده تا گزارش‌های متناقضی با داده‌‌هایی متفاوت تولید شود.
- گزارشات تحلیلی که از سمت مدیریت خواسته می شود از توانایی سیستم‌های داخلی خارج است یا نیاز به تلاش بسیاری برای اجرا دارد.
- اطلاعات بخش مالی باید با داده‌های عملیاتی ارائه و توضیح داده شوند. مثلاً تأثیر محصول، بازار و ترکیب مشتری، واریانس تولید و…
- داده‌های مربوط به رابطه بخش‌های مختلف باید با ابعادی مثل محصول، مشتری، شعبه، منطقه، محل تولید و… توضیح داده شوند
به لیست بالا می‌توان موارد دیگری را هم اضافه کرد. اگر حین کار با داده و اطلاعات با این مشکلات دست‌وپنجه نرم می‌کنید به هوش تجاری نیاز دارید.
چرا شرکت‌های کوچک کمتر از هوش تجاری استفاده می‌کنند؟
این موضوع می‌تواند علت‌های زیادی داشته باشد. قطعاً مدیران شرکت‌های کوچک نیز علاقه‌مند هستند تا از امکانات نرم‌افزاری و تحلیلی که در اختیار همکاران آنها در شرکت‌های بزرگ است استفاده کنند.
اما ممکن است:
- هزینه پیاده‌سازی اولیه و استفاده از نرم‌افزار برای آنها بالا باشد
- منابع کافی (مالی و انسانی) برای ایجاد یک تیم هوش تجاری یا استفاده از مشاور BI را ندارند.
- این ذهنیت در آنها وجود دارد که استفاده از هوش تجاری مختص شرکت‌های بزرگ است
بیایید این موارد را یک‌به‌یک بررسی کنیم
آیا BI پروژه‌ای گران و مخصوص شرکت‌های بزرگ است؟
بد نیست خاطره‌ای که در مصاحبه با یکی از شرکت‌های همکار و مجری هوش تجاری داشتیم را ذکر کنم. از کارشناس آن شرکت سؤال کردیم که برای کسب‌وکارهای کوچک هم برنامه‌ای دارند؟
در کمال تعجب با این پاسخ مواجه شدیم که ” هوش تجاری یک دیگ بزرگ است، و آنها برای تعداد کم آشپزی نمی‌کنند”
واقعیت این است که به‌صورت سنتی هوش تجاری برای شرکت‌های بزرگ و هلدینگ‌های سرمایه‌گذاری ایجاد شده و توسعه پیدا کرده بود. اما BI بیش از 30 سال است که در دسترس قرار دارد و در طول این سه دهه اتفاقات بسیاری رخ‌داده است!
شرکت همکار ما که در بالا به آن اشاره کردیم ترجیح و نفع خود را ملاک قرار داده بود؛ چون هوش تجاری در بازار بین‌المللی مسیری کاملاً متفاوت را طی کرده است.
به یاد دارید که درگذشته نه‌چندان دور داشتن یک تلفن همراه هزینه‌های سنگینی داشت و برای عموم قابل‌دسترس نبود؟ اما امروز میلیون‌ها نفر به‌صورت هم‌زمان به آن دسترسی دارند. چرا؟
پیشرفت تکنولوژی و افزایش تعداد کاربران، هزینه‌های استفاده از فناوری را کاهش می‌دهد. این موضوع درباره هوش تجاری نیز صدق می‌کند.
استفاده از راهکارهای ابری و سلف‌سرویس هزینه تمام شده هوش تجاری را کاهش داده است و استفاده از تحلیل داده و bi را به امری عادی و الزامی برای کسب‌وکارها تبدیل کرده است.
آیا هزینه اولیه پیاده‌سازی نرم‌افزار BI بالا است؟
بستگی دارد! هوش تجاری یک راهکار ثابت نیست و برای هر شرکت باتوجه‌به شرایط و انتظاراتی که وجود دارد متفاوت است. در نتیجه هزینه‌های اولیه متغیر خواهد بود. راهکار مناسب با شرایط شما که هزینه معقولی داشته باشد قطعاً وجود دارد. پیشنهاد ما این است که استفاده از BI را در یک بخش از شرکت (مثلاً واحد فروش یا مالی) شروع کنید و پس از نتیجه‌گرفتن آن را ادامه دهید.
آیا برای استفاده از هوش تجاری به تیم متخصص یا مشاور خارج از شرکت نیاز دارم؟
مجدداً به شرایط شرکت شما و خواسته‌هایی که از BI دارید بستگی دارد؛ اما لزوماً خیر، در حال حاضر راهکارهای نرم‌افزار سلف‌سرویس در این حوزه وجود دارد که کار با آنها راحت است و به تخصص‌های فنی کمتری نیاز دارد. قبل از عقد قرارداد اطمینان پیدا کنید شرکت ارائه‌دهنده bi پشتیبانی فنی مناسب را به عمل می‌آورد.
استفاده از یک مشاور در پروسه پیاده‌سازی و استفاده می‌تواند کمک بسیار بزرگی باشد. بعضی از شرکت‌های ارائه‌دهنده هوش تجاری (مانند دیکام) خدمات مشاوره را نیز انجام می‌دهند. این مورد می‌تواند به کاهش هزینه و افزایش سرعت کار کمک کند
چرا شرکت‌های کوچک و متوسط باید از BI استفاده کنند؟
شرکت‌های کوچک همیشه حاشیه امن کمتری نسبت به شرکت‌های بزرگ دارند. ریسک‌پذیری در کسب‌وکارهای کوچک بسیار بیشتر است و متعاقباً نتیجه تصمیم‌های اشتباه تأثیرات بیشتری روی آنها می‌گذارد.
این موضوع خصوصاً برای شرکت‌های که درحال‌رشد (skill) هستند حساسیت بیشتری دارد.
در یک‌کلام هزینه اشتباه‌کردن در بازار برای یک شرکت کوچک بسیار بیشتر از یک شرکت بزرگ و با پشتوانه است.
هوش تجاری و تحلیل داده نقش مهمی در کاهش خطای مدیریتی و ریسک تصمیم‌گیری دارد. همان‌طور که همیشه گفته‌ایم مدیریت بدون هوش تجاری شبیه رانندگی در شب با چراغ خاموش است.
هوش تجاری چطور به شرکت‌های کوچک و متوسط کمک می‌کند.
اشتباه نیست اگر بگوییم مدیران مالی بیشترین استفاده را از هوش تجاری می‌کنند. مهم نیست اندازه شرکت شما چقدر باشد بخش مالی؛ نرم افزارهای حسابداری و داده های آن در تمام شرکت ها وجود دارند.
هوش تجاری می تواند نقش مدیران مالی را از حسابداری سنتی جدا کرده و واحد مالی را به مرکزی برای بهبود سایر بخش های شرکت تبدیل کند.
فروش به عنوان موتور محرک یک کسب و کار بخشی دیگری از شرکت است که می توان عملکرد آن را با هوش تجاری بهبود داد. در ادامه مثال هایی از استفاده هوش تجاری را ذکر کرده ایم
- تحلیل داده‌های مالی و نظارت بر درآمد، سود و سایر شاخص‌های کلیدی عملکرد
- سنجش عملکرد پرسنل
- دنبال‌کردن عملکرد فروش و بازاریابی
- تحلیل رفتار خرید مشتری
- بررسی جزئی پایپ لاین فروش و مارکتینگ و رفع گلوگاه‌های احتمالی
- شناسایی نقاطی که به بهبود نیاز دارند
چقدر طول می‌کشد تا نتیجه استفاده از bi را ببینیم؟
زودتر از آنچه که تصور کنید! اگر چه تغییر فرایندهای کاری قدیمی و استفاده از هوش تجاری زمان بر است؛ اما نتیجه مثبت استفاده را ممکن است از ابتدای کار حس کنید.
اجازه بدهید خاطره‌ای نقل کنم: مدیرعامل یک مجموعه از ما درخواست کرده بود تا از دیتای واقعی آن شرکت برای معرفی نرم‌افزار هوش تجاری دیکام استفاده کنیم. در جلسه معرفی نرم افزار و پس از مشاهده داشبورد اطلاعات آن مدیر بلافاصله تعدادی از پرسنل خود را به جلسه دعوت کرد و بر اساس تحلیلی که از داشبورد انجام شده بود دستوراتی را به واحد فروش آن شرکت ابلاغ کرد.
تحلیل داده و تصمیم‌گیری بر اساس اطلاعات در همان جلسه و بلافاصله بعد از دیدن داشبورد مدیریتی آغاز شد.
نرم‌افزار BI مناسب برای شرکت‌های کوچک چه خصوصیاتی دارد؟
نرم‌افزار هوش تجاری باید خصوصیات زیر را داشته باشد تا گزینه مناسبی برای شرکت‌های کوچک و متوسط به‌حساب بیاید.
- استفاده از نرم‌افزار آسان بوده و به‌اصطلاح کاربرپسند (user friendly) باشد.
- امکان استفاده از نرم‌افزار به‌صورت سرویس زمانی (SAAS) وجود داشته باشد
- امکان استفاده سلف سرویس از نرم افزار وجود داشته باشد.
- پشتیبانی کامل نرم افزار توسط شرکت ارائه دهنده انجام شود
- ساخت داشبورد و گزارش بدون محدودیت انجام شود
- اشتراک‌گذاری اطلاعات بین اعضای تیم ممکن باشد
- هزینه‌های پنهان زیادی نداشته باشد و هزینه لایسنس نرم‌افزار مناسب باشد.
جمع‌بندی پایانی
- هوش تجاری مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و روش‌ها است که برای تحلیل اطلاعات یک شرکت به کار می‌رود.
- هوش تجاری به پرسش‌های اصلی یک مدیر پاسخ می‌دهد
- نوع، حجم و روش استفاده از داده نیاز یک شرکت به هوش تجاری را مشخص می‌کند
- اگر نرم‌افزارهایی مانند اکسل پاسخگوی نیاز شما نیست به استفاده از هوش تجاری فکر کنید
- شرکت‌هایی کوچک به دلیل بودجه کم یا ذهنیت نادرست کمتر از هوش تجاری استفاده می‌کنند
- BI در ابتدا برای شرکت‌های بزرگ تهیه شد؛ اما اکنون همه می‌توانند از آن استفاده کنند
- هزینه استفاده از هوش کسب‌وکار برای شرکت‌های کوچک زیاد نیست
- نرم‌افزارهای جدید سلف‌سرویس نیاز به تیم متخصصین BI را کمتر کرده است
- شرکت‌های کوچک بیشتر از شرکت‌های بزرگ به هوش تجاری نیاز دارند
- مدیران مالی می‌توانند بیشترین استفاده را از نرم‌افزار BI ببرند
- برگشت سرمایه و نتیجه‌گیری از پروژه هوش تجاری می‌تواند بسیار سریع باشد
- یک نرم‌افزار خوب BI باید کاربرپسند بوده و امکان ساخت نامحدود داشبورد و گزارش را به شما بدهد
منبع: آیا هوش تجاری Bi برای شرکت‌های کوچک و متوسط مناسب است؟