مدیریت تغییر و مفهوم آن در سازمان

مدیران امروزی در محیطی پر ابهام، پویا و متحول کار می‌کنند. یکی از بارزترین خصوصیات عصر حاضر تغییرات و تحولات شگرف و مداوم است که در طرز تفکر، ایدئولوژی، ارزش‌های اجتماعی، روشهای انجام کار و بسیاری از پدیده‌های دیگر زندگی به چشم می خورد. علوم مختلف در چند دهه اخیر بیش از هر دوران دیگر در طول تاریخ بشر، پیشرفت کرده است تکنولوژی به طور مداوم و با شتابی بی‌مانند در حال تحول و پیشرفت است. وسایل ارتباطی جدید امکان هر گونه تماس را از هر نقطه جهان به نقطه دیگر در کوتاه‌ترین مدت و يا کمترین هزینه میسر ساخته است. در دنیای کنونی بر اثر پیشرفت تکنولوژی، طبیعت و محتوای کار به گونه‌ای تغییر کرده است که نه تنها کالا و خدمتی که قبلا توسط نیروی انسانی تولید می‌شد امروزه توسط ماشین تولید می‌شود، بلکه عمل تصمیم‌گیری که تاکنون توسط انسان صورت می‌گرفته است در حال حاضر تا حد زیادی توسط ماشین انجام می‌شود. استفاده از انواع کامپیوترهای پیشرفته و نیروی کار کامپیوتری در سازمانها و محیط های کار، نمونه‌هایی از اینگونه تغییرات به شمار می آیند و آثاری که ماشین‌های پردازش الکترونیکی و نیروی کار کامپیوتری در عملکرد سازمانها و زندگی بشر امروز و آینده خواهند گذاشت، به تنهایی آنچنان زیاد و عظیم است که برخی از نویسندگان بزرگ در تاریخ تمدن انسان را بعد از انقلاب کشاورزی و انقلاب صنعتی، "انقلاب الکترونیکی" خوانده‌اند.

Image for post
Image for post

کثرت تغییراتی که سازمانها و افراد با آنها روبرو هستند، از چنان فشار و نیرویی برخوردار است که همچون سیلی خروشان، هر نوع مقاومتی را در هم کوبیده و همه را با خود به جلو می برد. به عبارت دیگر، وسعت و تنوع نیروی تغییری که بر پیکر سازمانهای امروزی وارد می آید آنقدر زیاد است که برای آنها چاره ای جز انطباق با این تغییرات باقی نمی گذارد. تعدادی از نویسندگان مدیریت، نیروها و فشارهای تغییر را تحت چهار عنوان زیر طبقه بندی و خلاصه کرده‌اند:

  1. تغییر تکنولوژی: در حال حاضر آهنگ تغییر تکنولوژی سریعتر از هر زمان دیگری است.
  2. علم و دانش: به سبب وسعت دامنه علم، رشته‌هایی جدیدی از علوم موجود منشعب شده و در صحنه علم ظاهر شده‌اند
  3. کهنگی محصول و خدمت: به محصولات، برنامه‌ها و روشهای ارائه خدمات، تحت تاثیر تغییرات تکنولوژی و پیشرفت علم و دانش کهنه و منسوخ می‌شود.
  4. تغییر اجتماعی: انتظارات و ارزشهای فکری کارکنان نسبت به نسل‌های گذشته تغییر کرده است.

عوامل بالا گوشه‌ای از تغییرات بیشماری است که مدیران امروز با آنها مواجه هستند و لازم به تاکید است که این تغییرات با چنان سرعت فزاینده‌ای حادث می‌شوند و آنچنان متعدد و متنوع هستند که گاه نظامهای اجتماعی و اداری قادر به همگامی و انطباق با آنها نیستند. و به همین دلیل امروزه بزرگترین مسئله‌ای که هر سازمان با آن را روبرو است، مساله تحول و دگرگونیست. و از این روست که مدیریت تغییر یکی از مهم‌ترین مباحث علم مدیریت به شمار می‌رود. از طرف دیگر، قبول تحول و تحقق بخشیدن به آن یکی از مهم‌ترین لازمه‌های بقا و رشد هر سازمان است، زیرا هر سازمانی خود یک نظام فرعی است از یک نظام اجتماعی و یک نظام بزرگتر جهانی و هنگامی که مجموع یک نظام در حال تحول و پیشرفت است، نظامهای فرعی نیز ناگزیر باید خود را با تحولاتی که در نظام بزرگتر پدید آمده است، همگام و هماهنگ کنند با توجه به مطالب فوق می‌توان گفت که مدیران امروزی با دو مسئله اساسی روبرو هستند. مساله اول اینست که چگونه سازمان خود را در جهتی توسعه دهند که بهتر بتواند با تغییرات و تحولات محیط هماهنگ شود و مساله دوم اینکه چگونه انرژی و منابع انسانی سازمان را در جهتی هدایت کنند که ضمن تحقق هدفهای سازمان و انجام ماموریتهای سیستم، نیازهای کارکنان نیز تامین شود.

معنی و مفهوم بهبود سازمان

اصلاح بهبود سازمان به یک نوع تجدید نظر اصولی در سازمان دلالت دارد، تجدید نظری که بر نظامهای ارزشی، اعتقادات و طرز تفکر موجود در داخل سازمان به گونه‌ای اثر گذارد که سازمان بتواند خود را با شتاب فزاینده تغییر، بهتر منطبق و هماهنگ کنند این اصطلاح چنان که از معنی ظاهری‌اش پیداست، به بهبود و پرورش توانایی‌های سازمان توجه دارد تا حدی که سازمان بتواند به سطح مطلوبی از عملکرد و ایفای نقش برسد و این سطح را حفظ کند. بهبود سازمان، یک جریان مداوم مشکل گشایی است و انجام آن مستلزم همکاری اعضای سازمان و کارشناسان علوم رفتاری است.

Image for post
Image for post

از دید بهبود سازمان حتی سازمانهایی هم که در حال حاضر در سطح رضایت بخش عمل می کنند، جایی برای بهبود و پیشرفت بیشتر دارند. بهبود سازمان فرآیندی است از تغییر برنامه‌ریزی شده که بیشتر در اطراف تغییر "فرهنگ سازمانی" دور می زند تغییر برنامه‌ریزی شده علاوه بر ساختار سازمان، فرآیندهای حساس اطلاعاتی، تصمیم گیری، برنامه ریزی و ارتباطات را نیز شامل می شود. بعلاوه، انتقال از یک فرهنگ سازمانی مقاوم در برابر تغییر، به فرهنگی که برنامه‌ریزی برای مقابله و تطبیق با تغییرات را تشویق کنند نیز از جمله مواردی است که بهبود سازمان به آن توجه دارد.

اهداف برنامه‌های بهبود سازمان

به طور کلی در فعالیت‌های بهبود سازمان هدفهای زیر دنبال می شود:

  1. پرورش یک نظام مستعد برای رشد و خودسازی
  2. افزایش سلامت و اثر بخشی سازمان اعم از کل سازمان یا قسمتی از سازمان و یا نظام های موقت مانند کمیته ها و امثال آنها
  3. ایجاد فضایی که در آن رقابت ناسالم بین گروهها و واحدهای سازمان کاهش یافته و همکاری و اشتراک مساعی بین آنها افزایش یابد
  4. ایجاد فضایی که در آن برخوردها و تضادها تحت کنترل درآید و بخوبی اداره شود.
  5. ایجاد فضایی که در آن تصمیم گیری بیشتر بر اساس اطلاعات صورت گیرد تا براساس نقش سازمانی یا سمت
  6. ادغام و یکسان سازی هدفهای فردی با هدفهای سازمانی
  7. تغییر فرهنگ گروهی و سازمانی به گونه ای که مقاومت در برابر تغییر را به حداقل برساند و برنامه ریزی و آینده نگری را تشویق کند
  8. پرورش دادن گروه‌های کار آمد
  9. آموزش و پرورش افراد به ویژه مدیران و افرادی که دارای مشاغل حساس هستند.
  10. ایجاد فضایی که در آن کارکنان بتوانند عقاید و ایده های خود را آزادانه ابراز کنند و در حل مسائل گروهی و سازمانی مشارکت داشته باشند
  11. ایجاد یک نظام تشویق پاداش که هم به تامین هدف ها و ماموریتهای سازمان توجه داشته باشد و هم به پیشرفت و رشد شخصی کارکنان
  12. کمک به مدیران در پیاده کردن روشی که مدیریت بر مبنای هدف اعمال شود نه مدیریت بر اساس عملکرد گذشته و هدفهای نامرتبط با وظایف و مسئولیت ها
  13. ایجاد روحیه خود هدایتی و خود نظمی در افراد و گروهها