عناصر بنیادی پروژه براساس پم‌باک ۶

در این بخش عناصر بنیادی لازم برای درک و اشتغال به کار در رشته مدیریت پروژه را تشریح می کنیم.

تعریف پروژه

یک پروژه تلاشی موقتی است که برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه‌ی منحصر به فرد صورت می‌پذیرد.

محصول، خدمت یا نتیجه‌ی منحصر به فرد

پروژه ها برای تحقق اهداف از طریق تهیه اقلام تحویل‌شدنی انجام می‌شوند. هدف به عنوان نتیجه‌ای تعریف می‌شود که کار باید در آن راستا هدایت شود: دستیابی به یک موقعیت راهبردی، نتیجه پژوهشی و محصول تولیدی یا خدماتی. تحویل‌شدنی به عنوان هر محصول، نتیجه یا قابلیت خدماتی تعریف می‌شود که برای تکمیل یک فرآیند، مرحله یا به طور کلی یک پروژه لازم است تا تهیه شود. تحویل‌شدنی‌ها ممکن است ملموس یا نامشهود باشند. 
اهداف پروژه ممکن است با تحویل یک یا چند مورد زیر تحقق یابد:

  • محصول منحصر به فرد به صورت یک جزء از مجموعه کل یا اصلاح یک نقص در آن؛
  • خدمت منحصر به فرد یا توانایی انجام آن؛
  • نتیجه منحصر به فرد یا توانایی تحصیل آن؛
  • ترکیبی منحصر به فرد از یک یا چند محصول، خدمت یا نتیجه.

عناصر تکراری ممکن است در برخی از فعالیت‌های قابل تحویل پروژه و فعالیت‌ها وجود داشته باشد اما این تکراری بودن خصوصیات اساسی و منحصر‌به‌فرد پروژه را تغییر نمی‌دهد. به عنوان مثال، ساختمان‌های اداری را می‌توان با مواد یا منابع مشابه یا متفاوت ساخت، با این حال، هر پروژه ساختمانی از نظر ویژگی‌های کلیدی منحصربه‌فرد باقی می‌ماند. پروژه‌ها در تمام سطوح سازمانی انجام می‌شوند و یک پروژه می‌تواند شامل یک فرد یا یک گروه و شامل یک یا چند واحد سازمانی از چند سطح سازمان باشد. 
چند نمونه پروژه برای آشنایی بیشتر: 

  • توسعه یک ترکیب دارویی جدید برای بازار؛
  • گسترش خدمات گردشگری؛
  • ادغام دو سازمان؛
  • بهبود فرآیند کسب و کار در یک سازمان؛
  • نصب یک سیستم سخت‌افزاری رایانه‌ای جدید برای استفاده در یک سازمان؛
  • کاوش برای نفت در یک منطقه؛
  • اصلاح نرم افزار رایانه‌ای مورد استفاده در یک سازمان؛
  • انجام تحقیقات برای توسعه روند جدید در خط تولید؛
  • ساخت یک ساختمان.

تلاش موقت

ماهیت موقت پروژه‌ها نشان می‌دهد که یک پروژه از آغاز و پایان مشخصی برخوردار است. البته باید دانست که «موقت» لزوماً به معنای کوتاه‌بودن یک پروژه نیست؛ بلکه هنگامی پایان یک پروژه فرا رسیده است که یک یا چند مورد از موارد زیر رخ داده باشد: 

  • اهداف پروژه به دست آید؛
  • اهداف در بازه پروژه محقق نخواهند شد یا به دلایلی نمی‌توانند محقق شوند؛
  • بودجه تمام شده است یا دیگر برای تخصیص به پروژه در دسترس نیست؛
  • به دلیل تغییر در استراتژی یا اولویت سازمانی دیگر نیازی به پروژه وجود ندارد؛
  • منابع انسانی و مادی دیگر در دسترس نیستند؛
  • پروژه به دلیل یا سهولت قانونی خاتمه یافته است.

فراموش نشود که پروژه‌ها موقتی هستند اما ممکن است محصولاتی با ماهیت اجتماعی، اقتصادی، مادی یا زیست‌محیطی ارائه دهند که تحویل‌شدنی‌های آن‌ها پس از پایان پروژه هم وجود داشته باشند.

پروژه به عنوان منشاء ایجاد تغییر

پروژه‌ها باعث ایجاد تغییر در سازمان‌ها می‌شوند. از دیدگاه تجاری، یک پروژه برای انتقال یک سازمان از یک حالت به حالتی دیگر به منظور دستیابی به یک هدف خاص است. قبل از شروع پروژه، معمولاً از سازمان به عنوان وضعیت فعلی و پس از حصول نتیجه مطلوب تغییر ناشی از انجام پروژه به عنوان وضعیت آینده یاد می‌شود. این مورد برای برخی از پروژه‌ها، ممکن است شامل ایجاد یک حالت گذار باشد که در آن چندین مرحله در امتداد یکدیگر برای دستیابی به وضعیت آینده انجام می‌شوند. در نتیجه، اتمام موفقیت‌آمیز یک پروژه منجر به حرکت سازمان به وضعیت آینده و دستیابی به اهداف خاصی می‌شود.

نمودار افزایش ارزش کسب و کار بر اثر ورود تحویل‌شدنی‌های پروژه به فرآیندهای سازمان
نمودار افزایش ارزش کسب و کار بر اثر ورود تحویل‌شدنی‌های پروژه به فرآیندهای سازمان
نمودار افزایش ارزش کسب و کار بر اثر ورود تحویل‌شدنی‌های پروژه به فرآیندهای سازمان

پروژه ها ارائه ارزش تجاری را در سازمان‌ها امکان پذیر می‌کنند

مؤسسه مدیریت پروژه، ارزش کسب‌ و کار را به عنوان سود کمی قابل اندازه‌گیری حاصل از تلاش تجاری تعریف می‌کند که ممکن است ملموس، نامحسوس یا هر دو باشد. در تجزیه و تحلیل کسب و کار، ارزش کسب و کار، بازده آن در ازای مبادله چیزی با منابعی چون زمان، پول، کالا و غیره در نظر گرفته می‌شود. ارزش کسب و کار در پروژه‌ها به فایده‌ای گفته می‌شود که نتایج یک پروژه خاص به ذی‌نفعان آن می‌رساند.
نمونه‌هایی از ارزش ملموس عبارتند از: 

  • دارایی نقدی؛
  • سود سهامداران؛
  • ماشین آلات؛
  • تجهیزات و ابزار؛
  • سهم از بازار.
    نمونه‌هایی از ارزش نامشهود عبارتند از: 
  • حسن شهرت؛
  • به رسمیت شناختن نام تجاری؛
  • نفع عمومی؛
  • برندهای تجاری؛
  • همراستایی استراتژیک؛
  • اعتبار.

زمینه‌ی آغاز یک پروژه

رهبران سازمانی در پاسخ به عواملی که بر سازمان‌های آنان تأثیر می‌گذارد، پروژه‌هایی را آغاز می‌کنند. این عوامل در چهار دسته اساسی قرار دارند: 

  • مطابق با الزامات نظارتی، قانونی یا اجتماعی؛
  • مطابق با درخواست یا نیاز ذینفعان؛
  • پیاده‌سازی یا تغییر راهبردهای کسب و کار یا فن‌آورانه سازمان؛
  • ایجاد، بهبود یا اصلاح محصولات، فرآیندها یا خدمات.
زمینه‌های آغاز پروژه در سازمان
زمینه‌های آغاز پروژه در سازمان
زمینه‌های آغاز پروژه در سازمان

عوامل بالا بر عملکردهای مداوم سازمان و راهبردهای تجاری تأثیر مستقیم می‌گذارند. رهبران برای تداوم حیات سازمان به این عوامل پاسخ می‌دهند و پروژه‌ها ابزاری را در اختیار آنان قرار می‌دهند تا تغییرات لازم برای مقابله با این عوامل را با موفقیت انجام دهند. این عوامل در نهایت باید با اهداف راهبردی سازمان و ارزش تجاری هر پروژه پیوند داشته باشد.